Wersja demo aplikacji BEE in TIME pozwala zapoznać się z pełną funkcjonalnością systemu bez konieczności zakładania konta. Wszystkie dane są przykładowe i dotyczą fikcyjnej szkoły/firmy.

Co zobaczysz po zalogowaniu?

Po zalogowaniu trafisz od razu do zakładki Pomoc, gdzie znajdziesz krótki opis systemu oraz możliwość uruchomienia interaktywnego przewodnika, który krok po kroku przeprowadzi Cię przez główne funkcje aplikacji.

W nawigacji bocznej znajdziesz:

Element menu	Opis
Home	Strona główna z kafelkami modułów oraz zadaniami użytkownika
Grafiki	Lista wszystkich grafików zajęć
Pomoc	Strona pomocy z opisem i interaktywnym przewodnikiem

Home to centralny punkt nawigacji. Wyświetla kafelki modułów w charakterystycznym dla BEE in TIME stylu plastra miodu oraz listę zadań do wykonania:

Na liście grafików zobaczysz przykładowe projekty grafików zajęć w różnych etapach realizacji. Każdy grafik przechodzi przez 5-etapowy proces tworzenia:

Każdy grafik na liście wyświetla swoją nazwę, kontekst czasowy (np. rok szkolny, semestr) oraz aktualny etap w procesie. Kliknij wybrany grafik, aby zobaczyć jego szczegóły.

Po otwarciu grafiku zobaczysz widok szczegółowy z zakładkami. To tutaj definiuje się strukturę grafiku - lokalizacje, sale i grupy zajęciowe.

Lokalizacje i sale

W zakładce lokalizacji znajdziesz listę miejsc, w których odbywają się zajęcia. Każda lokalizacja ma przypisane sale z określoną pojemnością. W demo przygotowaliśmy trzy lokalizacje:

Lokalizacja	Opis
Centrum	Główna siedziba szkoły z salami do zajęć grupowych
Północ	Oddział północny z mniejszymi salami
Zachód	Oddział zachodni

Grupy zajęciowe

Grupy to podstawowa jednostka planowania. Każda grupa ma określone:

• Nazwę - np. „Angielski A1 - Grupa 1”
• Liczbę uczniów - ile osób jest w grupie
• Czas trwania lekcji - w minutach
• Preferowane terminy - w jakich dniach i godzinach mogą odbywać się zajęcia

Kalendarz to serce systemu BEE in TIME. Tutaj widzisz grafik zajęć rozplanowany na poszczególne dni i godziny, z podziałem na lokalizacje i sale.

Algorytm optymalizacji

BEE in TIME wykorzystuje zaawansowany algorytm optymalizacji, który automatycznie rozmieszcza grupy w dostępnych terminach. Algorytm uwzględnia:

Ręczne korekty

Po optymalizacji możliwa jest ręczna korekta - wystarczy przeciągnąć grupę w inne miejsce na kalendarzu. W demo możesz swobodnie edytować i przeciągać elementy - po odświeżeniu strony dane wrócą do pierwotnej formy.

Po optymalizacji grafiku kolejnym krokiem jest przypisanie prowadzących do grup. BEE in TIME oferuje zarówno ręczne przypisanie, jak i automatyczną optymalizację przydziału prowadzących.

Lista prowadzących

Na panelu prowadzących widoczna jest lista wszystkich dostępnych prowadzących z ich danymi kontaktowymi i dostępnością godzinową. W demo przygotowanych jest 15 prowadzących z różnymi zakresami dostępności.

Automatyczna optymalizacja przydziału

System może automatycznie przypisać prowadzących, uwzględniając:

• Dostępność - dni i godziny pracy każdego prowadzącego
• Preferencje lokalizacji - preferowane miejsca pracy prowadzącego
• Obciążenie - równomierny podział godzin między prowadzącymi
• Brak kolizji - prowadzący nie może prowadzić dwóch zajęć jednocześnie

Po ustaleniu grafiku i przypisaniu prowadzących, BEE in TIME umożliwia wysłanie propozycji terminów do rodziców w celu uzyskania ich akceptacji.

Jak to działa?

1. Tworzenie procesu - Administrator tworzy proces akceptacji dla wybranych grup
2. Wysyłka e-mail - Rodzice otrzymują e-mail z unikalnym linkiem
3. Formularz akceptacji - Rodzic klika link i widzi propozycję terminu - akceptuje, odrzuca lub dodaje komentarz
4. Podsumowanie - Administrator widzi zebrane odpowiedzi i podejmuje decyzję

Ostatni etap to finalizacja grafiku. Po zatwierdzeniu grafik jest zamrożony i gotowy do użycia. Można go wyeksportować do pliku Excel lub PDF.

Podgląd grafiku

Przed finalizacją dostępny jest podgląd - czytelna, uproszczona wersja kalendarza, którą łatwo przejrzeć i sprawdzić.

Eksport

Gotowy grafik można wyeksportować w dwóch formatach:

Moduł Zespół to centrum zarządzania kadrą. W jednym miejscu znajdziesz ewidencję pracowników, rozliczanie czasu pracy, obsługę zastępstw oraz raporty kosztowe i operacyjne. Dostępny jest z poziomu strony głównej - kafelek „Zespół”.

Pracownicy

Lista wszystkich osób pracujących w organizacji - prowadzących, administratorów, sekretariatu. Dla każdego pracownika widoczne są dane kontaktowe, rola w systemie, stawki oraz powiązanie z kontem użytkownika. To właśnie tutaj dodajesz nowe osoby, zanim przypiszesz je do grafików.

Czas pracy (Timesheet)

Ewidencja czasu pracy powstaje automatycznie na podstawie zrealizowanego grafiku - system zna godziny przypisanych zajęć, więc nie musisz wpisywać ich ręcznie. Prowadzący widzi swoje wpisy, zgłasza korekty lub dodaje pozycje poza grafikiem (np. zajęcia dodatkowe, spotkanie), a przełożony akceptuje lub odrzuca pozycje w miesięcznym zestawieniu.

• Automatyczne wpisy - godziny z grafiku trafiają do ewidencji bez ręcznej pracy
• Korekty i pozycje ręczne - prowadzący zgłasza zmiany lub dodaje zajęcia spoza grafiku
• Akceptacja miesiąca - przełożony zatwierdza zestawienie, po czym miesiąc jest zamykany
• Eksport do rozliczeń - dane trafiają do działu kadrowo-płacowego

Zastępstwa

Kiedy prowadzący zgłasza nieobecność, system pokazuje listę zajęć wymagających zastępstwa i automatycznie proponuje dostępnych zastępców. Ranking bierze pod uwagę dostępność w danym terminie, lokalizację i obciążenie innymi zajęciami - wybór trafnego zastępcy zajmuje sekundy.

Raporty

Moduł raportowy dostarcza zestawień potrzebnych właścicielowi i dyrektorowi - od zestawień przepracowanego czasu, przez statystyki zastępstw, obciążeń, po efektywność komunikacji w grupach czatowych. Każdy raport można przefiltrować po okresie oraz wyeksportować do Excela.

Raport	Co pokazuje
Czas pracy	Suma godzin/zajęć i koszt prowadzących w wybranym okresie
Zastępstwa i niedostępności	Dane dot. ilości zastępstw i niedostępności
Obciążenie	Obłożenie wśród prowadzących
Komunikacja	Statystyki aktywności w grupach czatowych

Czat w BEE in TIME to miejsce, w którym prowadzący i administracja komunikują się z rodzicami uczniów. Został zaprojektowany tak, aby rodzic nie musiał zakładać żadnego konta - wchodzi do rozmowy przez magiczny link otrzymany mailem.

Grupy rozmów

Czat jest zorganizowany wokół grup rozmów - zwykle jedna grupa odpowiada jednej grupie zajęciowej (np. „Angielski A1 - rodzice”). Do grupy mogą należeć rodzice uczniów oraz prowadzący. Administrator ma dostęp do wszystkich grup. W demo znajdziesz kilka przykładowych grup, z których każda pokazuje inny typ interakcji.

Funkcje wiadomości

Panel danych słownikowych to miejsce, w którym zarządza się podstawowymi danymi wykorzystywanymi w grafikach. Dostępny z poziomu widoku szczegółowego grafiku.

Konteksty czasowe

Konteksty definiują okres, na który tworzony jest grafik - np. rok szkolny 2024/2025, semestr zimowy, kwartał. W demo dostępne są dwa konteksty.

Lokalizacje

Centralne zarządzanie lokalizacjami i salami. Lokalizacje dodane tutaj są dostępne do wyboru przy tworzeniu nowych grafików.

Prowadzący

Katalog prowadzących z danymi kontaktowymi i konfiguracją dostępności. Stąd zarządzasz kadrą, która później jest przypisywana do grup.

Masz pytania dotyczące BEE in TIME? Chcesz dowiedzieć się więcej o pełnej wersji systemu? Skontaktuj się z nami:

Co oferuje pełna wersja?