Centrum pomocy

BEE in TIME to nowoczesny system webowy (SaaS) do inteligentnego zarządzania grafikami zajęć. Został stworzony z myślą o szkołach językowych i firmach edukacyjnych, które potrzebują narzędzia do automatycznego układania harmonogramów, komunikacji z rodzicami i ewidencji czasu pracy.

System działa w przeglądarce internetowej - nie wymaga instalacji żadnego oprogramowania. Dostępny jest również jako aplikacja PWA, co oznacza, że możesz zainstalować go na telefonie lub tablecie jak zwykłą aplikację.

System jest idealny dla:

• Szkół językowych - szczególnie tych z wieloma lokalizacjami, gdzie układanie grafiku staje się wyzwaniem logistycznym
• Centrów edukacyjnych - prowadzących zajęcia dodatkowe, korepetycje, warsztaty
• Firm szkoleniowych - organizujących kursy i szkolenia grupowe
• Każdej organizacji - która zarządza grafikiem zajęć z wieloma prowadzącymi, salami i grupami uczestników

BEE in TIME sprawdza się najlepiej w organizacjach, które mają od jednej do kilkudziesięciu lokalizacji i potrzebują uporządkować planowanie grafików.

BEE in TIME wyróżnia się kilkoma kluczowymi elementami:

• Algorytmiczna optymalizacja - zaawansowany solver (Google OR-Tools) automatycznie układa optymalny grafik, uwzględniając dostępność sal, nauczycieli i preferencje grup
• Kompleksowość - to nie tylko grafik, ale cały ekosystem: zarządzanie zespołem, czat z rodzicami, akceptacja grafiku, wszystko w jednym miejscu
• Obsługa wielu lokalizacji - system został zaprojektowany od podstaw z myślą o organizacjach z wieloma filiami
• Prostota - zaawansowana technologia ukryta za intuicyjnym interfejsem, który nie wymaga szkolenia

Tak! Oferujemy bezpłatne konto demo, które pozwala poznać wszystkie funkcje systemu bez zobowiązań. Konto demo zawiera przykładowe dane - lokalizacje, sale, grupy i nauczycieli - dzięki czemu od razu zobaczysz jak system działa w praktyce.

Aby utworzyć konto demo, kliknij przycisk "Wypróbuj demo" na górze strony i podaj swój adres email. Dane do logowania otrzymasz natychmiast.

System rozróżnia trzy role, z których każda ma dopasowany zakres dostępu:

• Administrator (ADMIN) - pełna kontrola nad organizacją: konfiguracja lokalizacji, sal i grup, układanie grafików, zarządzanie pracownikami, ewidencja czasu pracy, zastępstwa, czat grupowy, zamykanie okresów rozliczeniowych, ustawienia i subskrypcja. W jednej organizacji może być wielu administratorów.
• Pracownik (EMPLOYEE) - dostęp do własnego grafiku, ewidencji czasu pracy oraz czatu grupowego. Konto tworzone jest na zaproszenie administratora wysyłane mailem z tokenem aktywacyjnym ważnym 72 godziny.
• Rodzic (PARENT) - dostęp bez zakładania konta i bez hasła. Wchodzi przez magiczny link wysłany mailem, co pozwala brać udział w akceptacji grafiku oraz korzystać z czatu grupowego. Link można otworzyć na telefonie i zainstalować jako skrót PWA - wtedy działa jak zwykła aplikacja.

Każda organizacja (tenant) ma w pełni odizolowane dane - żaden użytkownik spoza organizacji nie ma dostępu do jej grafików, pracowników ani rozmów.

Serce systemu BEE in TIME. Moduł Grafik pozwala na automatyczne lub ręczne układanie harmonogramów zajęć z uwzględnieniem wszystkich ograniczeń.

Proces tworzenia grafiku przebiega w kilku krokach: konfiguracja (lokalizacje, sale, grupy), optymalizacja algorytmem lub ręczne planowanie, przypisanie nauczycieli i zbieranie akceptacji od rodziców.

Moduł Zespół to centrum zarządzania pracownikami z czterema podsekcjami:

• Pracownicy - zarządzanie listą pracowników, stawkami godzinowymi i danymi kontaktowymi
• Czas pracy - ewidencja czasu pracy z automatycznym generowaniem z grafiku, proces zatwierdzania (szkic, złożony, zatwierdzony, rozliczony)
• Zastępstwa - zgłaszanie zapotrzebowania, ranking kandydatów, wysyłanie ofert i ręczne przypisywanie
• Raporty - analizy czasu pracy, zastępstw i obciążenia zespołu

Czas pracy jest powiązany z grafikiem - wpisy mogą być generowane automatycznie na podstawie zaplanowanych zajęć.

Koniec z chaosem na WhatsApp i Messengerze. Czat grupowy w BEE in TIME to dedykowany kanał komunikacji między szkołą a rodzicami.

• Bez konta dla rodzica - rodzic wchodzi przez magiczny link, bez rejestracji i hasła
• PWA na telefonie - rodzic może dodać skrót na ekranie, który działa jak aplikacja
• Grupy czatów - automatycznie powiązane z grupami zajęciowymi
• Ogłoszenia, ankiety, wydarzenia - różne typy wiadomości dla prowadzących
• Broadcast - wysyłanie wiadomości do wielu grup jednocześnie
• Szablony wiadomości - gotowe szablony dla powtarzalnych komunikatów
• Załączniki - wysyłanie zdjęć i plików bezpośrednio w konwersacji

Po ułożeniu grafiku system umożliwia wysłanie go do rodziców w celu potwierdzenia.

• Rodzice otrzymują email z unikalnym linkiem do grafiku swojej grupy
• Mogą zaakceptować lub odrzucić proponowany termin zajęć
• Administrator widzi w czasie rzeczywistym status akceptacji każdej grupy
• Link jest ważny przez 48 godzin - po tym czasie można wygenerować nowy

Dzięki temu unikasz niekończących się wymian emaili i masz jasny obraz, kto zaakceptował grafik.

System pozwala na kompleksowe zarządzanie zespołem prowadzących:

• Siatka niedostępności - tygodniowa siatka (dni x godziny), w której zaznaczasz sloty, kiedy nauczyciel nie jest dostępny (np. inna praca, zajęcia prywatne, zobowiązania rodzinne). Solver automatycznie omija te okna przy układaniu grafiku. Analogiczną siatkę definiujesz dla sal, jeśli mają stałe rezerwacje.
• Maksymalna liczba godzin - ustawienie limitu godzin tygodniowo dla każdego prowadzącego, które algorytm respektuje.
• Przypisania do grup - algorytm automatycznie przypisuje nauczycieli lub możesz to zrobić ręcznie w widoku drag & drop.
• Zastępstwa - szybkie wyznaczanie zastępstw z automatyczną aktualizacją grafiku i ewidencji czasu pracy (patrz osobny akordeon o zastępstwach).
• Notatki pracownicze - wewnętrzne notatki widoczne tylko dla administratorów - historia zmian stawki, obserwacje, preferencje współpracy.

Gdy prowadzący nie może przeprowadzić zajęć, zgłaszasz zapotrzebowanie na zastępstwo jednym kliknięciem z widoku grafiku. System uruchamia proces, który w praktyce zajmuje minuty zamiast pół dnia dzwonienia:

• Ranking kandydatów - nasz algorytm analizuje dostępność (siatka niedostępności), kompetencje, obciążenie godzinowe i dopasowanie do przedmiotu, a następnie układa listę najlepszych kandydatów. Cała logika działa lokalnie na naszych serwerach, bez przesyłania danych do zewnętrznych usług AI.
• Oferty do nauczycieli - system automatycznie wysyła ofertę najwyżej ocenionemu kandydatowi. Jeśli ten nie zaakceptuje w wyznaczonym czasie, oferta przechodzi do kolejnego z rankingu.
• Ręczne przypisanie - jeżeli wolisz mieć pełną kontrolę (np. sekretariat „z doskoku"), możesz ominąć ranking i przypisać konkretną osobę bez sprawdzania statusu prowadzącego.
• Automatyczna synchronizacja - po akceptacji zastępstwa grafik, ewidencja czasu pracy i rozliczenia aktualizują się same. Oryginalny prowadzący widzi zmianę w swoim planie.

Ranking to rekomendacja algorytmu - zawsze możesz ją nadpisać własną decyzją.

System wspiera pełną ścieżkę rozliczenia pracowników - od zarejestrowania godziny po zamknięcie miesiąca:

• Stawki kosztowe - godzinowa stawka wynagrodzenia pracownika, ustawiana indywidualnie. Może mieć historię zmian (np. podwyżka od nowego miesiąca).
• Stawki przychodowe - stawka, którą organizacja otrzymuje za zajęcia (np. cena godziny kursu). Służy do raportów przychodu z rozliczonych godzin.
• Kategorie wpisów - ewidencja czasu pracy z podziałem na zajęcia, administrację i inne. Dzięki temu widzisz, ile czasu zespół spędza poza salą.
• Workflow zatwierdzania - pracownik składa wpis (szkic → złożony), administrator zatwierdza lub odrzuca z komentarzem (zatwierdzony), a po zamknięciu okresu wpisy przechodzą w stan „rozliczony" (nieedytowalny).
• Zamykanie okresów - administrator zamyka miesiąc jednym kliknięciem. Zamknięty okres blokuje zmiany w ewidencji - zapewnia to spójność rozliczeń z listą płac.
• Raporty - eksport zestawień godzinowych i kosztowych do XLSX, widok obciążenia zespołu, zestawienie zastępstw.

System rozumie specyfikę roku szkolnego i oddziela „kiedy uczymy" od „kiedy rozliczamy":

• Konteksty - wyodrębnione okresy pracy (np. „Rok szkolny 2025/2026", „Semestr zimowy 2025/2026"). Każdy grafik powstaje w wybranym kontekście, co ułatwia porównania rok do roku i archiwizację.
• Święta państwowe - globalna lista dni ustawowo wolnych od pracy, automatycznie uwzględniana przez solver jako dni bez zajęć.
• Dni wolne organizacji - własny kalendarz (ferie, przerwy świąteczne, dni zamknięte) - dodajesz go w ustawieniach, a system zablokuje planowanie zajęć w tych dniach.
• Wydarzenia kontekstu - punktowe wydarzenia w roku (np. dzień otwarty, egzaminy, wywiadówki). Są widoczne na kalendarzu i uwzględniane w komunikacji z rodzicami, ale nie generują zajęć.

Dzięki temu algorytm nie układa lekcji na 11 listopada ani w ferie - nie musisz tego pilnować ręcznie.

BEE in TIME działa w modelu subskrypcji rocznej. Opłata obejmuje 12 miesięcy dostępu liczone od dnia aktywacji - dostajesz pełny dostęp niezależnie od pory roku.

Dodatkowo pobierana jest jednorazowa opłata wdrożeniowa w wysokości 790 zł netto (971,70 zł brutto). Wszystkie ceny netto + 23% VAT.

Ważne: opłata jest stała - obejmuje równe 12 miesięcy dostępu od dnia aktywacji, bez rozliczeń proporcjonalnych. Niezależnie od tego, w którym miesiącu dołączysz, płacisz pełną stawkę i dostajesz pełny rok korzystania.

Pełny System BEE in TIME wymaga wykupionej subskrypcji - wszystkie funkcje (układanie grafiku, algorytmiczna optymalizacja, zarządzanie zespołem, ewidencja czasu pracy, zastępstwa, czat grupowy, akceptacja rodziców, eksporty) są dostępne wyłącznie po aktywacji dostępu.

• Darmowe - konto demo: wersja pokazowa do wglądu, z przykładowymi danymi (lokalizacje, sale, grupy, nauczyciele). Pozwala przeklikać się przez wszystkie moduły i zobaczyć, jak system działa w praktyce - bez zobowiązań finansowych i bez możliwości pracy na własnych danych.
• Płatne - pełny dostęp do Systemu: po wykupieniu subskrypcji otrzymujesz własną, odizolowaną organizację (tenant) z pełną funkcjonalnością przez cały 12-miesięczny okres.

Jeśli chcesz najpierw zobaczyć system od środka, załóż konto demo lub skorzystaj z przewodnika po demo. Gdy będziesz gotowy, przechodzisz do zakupu i dostajesz własne środowisko.

W dowolnym momencie w roku. Zakup uruchamia 12-miesięczny okres dostępu liczony od dnia aktywacji - nie czekasz na start „sezonu”. Kupujesz w marcu? Masz dostęp do marca kolejnego roku. Kupujesz w listopadzie? Analogicznie - do listopada.

Jeżeli odnawiasz subskrypcję przed końcem dotychczasowego okresu, nowe 12 miesięcy doklei się bezpośrednio po poprzednim - nie tracisz opłaconego czasu.

Opłata abonamentowa jest bezzwrotna - po zakupie masz pełny dostęp do Systemu przez 12 miesięcy od aktywacji, niezależnie od tego, czy aktywnie z niego korzystasz.

Po zakończeniu okresu dostępu nie ma automatycznego odnowienia. To Ty decydujesz, czy chcesz kontynuować na kolejny rok.

Twoje dane (konfiguracja, grafiki, historia) pozostają w systemie - nie musisz niczego konfigurować od nowa.

Model roczny jest dopasowany do specyfiki branży edukacyjnej. Szkoły planują zajęcia w perspektywie całego roku szkolnego - nie ma sensu płacić miesięcznie za narzędzie, którego główna wartość (ułożenie grafiku) realizuje się raz na długi czas.

Dzięki opłacie rocznej masz pewność, że cały System (grafik, solver, zespół, czat) będzie dostępny przez pełne 12 miesięcy, a my możemy zapewnić stabilność usługi bez ryzyka rotacji klientów co miesiąc.

Tak. BEE in TIME jest w pełni zgodny z Rozporządzeniem o Ochronie Danych Osobowych (RODO/GDPR). Zapewniamy:

• Prawo do usunięcia danych - użytkownicy mogą zażądać usunięcia swoich danych
• Prawo do eksportu - możliwość pobrania swoich danych w formacie cyfrowym
• Minimalizacja danych - zbieramy tylko dane niezbędne do działania systemu
• Przechowywanie w UE - dane są przechowywane na serwerach w Unii Europejskiej

Szczegółowe informacje znajdziesz w naszej Polityce prywatności.

Stosujemy wielowarstwowe zabezpieczenia:

• Szyfrowanie komunikacji - cała komunikacja z systemem odbywa się przez protokół HTTPS (SSL/TLS)
• Bezpieczne hasła - hasła są hashowane algorytmem BCrypt i nigdy nie są przechowywane w postaci jawnej
• Tokeny JWT - uwierzytelnianie oparte na tokenach z krótkim czasem życia (1 godzina) i mechanizmem odświeżania
• Izolacja danych - system multitenancy zapewnia, że dane każdej organizacji są całkowicie odizolowane od innych
• Kontrola dostępu - role użytkowników (administrator, pracownik, rodzic) z precyzyjnymi uprawnieniami
• Ochrona przed atakami - ograniczenie prób logowania (rate limiting), walidacja danych wejściowych, ochrona przed wstrzykiwaniem

Nie. System BEE in TIME stosuje architekturę multitenancy, co oznacza, że dane każdej organizacji (tenanta) są całkowicie odizolowane. Każde zapytanie do bazy danych jest automatycznie filtrowane po identyfikatorze organizacji - nie ma technicznej możliwości, aby użytkownik jednej szkoły zobaczył dane innej.

Dane rodziców (adres email) są widoczne tylko dla administratorów organizacji. Wiadomości w czacie grupowym są szyfrowane. Rodzice mają dostęp wyłącznie do:

• Czatu grupowego swojej grupy zajęciowej
• Strony akceptacji grafiku (przez jednorazowy link)

Nie widzą danych innych rodziców ani danych wewnętrznych organizacji (czas pracy, konfiguracja, inne grupy).

BEE in TIME działa w każdej nowoczesnej przeglądarce internetowej:

• Google Chrome - wersja 90 i nowsze (rekomendowana)
• Microsoft Edge - wersja 90 i nowsze
• Mozilla Firefox - wersja 90 i nowsze
• Apple Safari - wersja 14 i nowsze

Rekomendujemy korzystanie z najnowszej wersji przeglądarki dla najlepszego doświadczenia.

Tak! BEE in TIME jest w pełni responsywny i dostosowuje się do ekranów telefonów, tabletów i komputerów.

Co więcej, BEE in TIME to aplikacja PWA (Progressive Web App), co oznacza, że możesz ją "zainstalować" na swoim urządzeniu mobilnym:

• Android - w Chrome kliknij "Dodaj do ekranu głównego"
• iOS (iPhone/iPad) - w Safari kliknij "Udostępnij", a następnie "Na ekran początkowy"

Po instalacji aplikacja działa jak natywna - ma własną ikonę, uruchamia się w trybie pełnoekranowym i działa szybciej dzięki cache'owaniu.

Nie. BEE in TIME to aplikacja webowa - działa w przeglądarce i nie wymaga instalacji żadnego dodatkowego oprogramowania. Wystarczy wejść na stronę, zalogować się i zacząć pracę.

Nie musisz też martwić się aktualizacjami - system jest automatycznie aktualizowany, a Ty zawsze korzystasz z najnowszej wersji.

Tak. System oferuje kilka opcji eksportu:

• Excel (XLSX) - eksport grafiku do arkusza kalkulacyjnego
• PDF - generowanie harmonogramów grup w formacie PDF do wydruku
• API - dostęp do danych przez REST API w formacie JSON

Twoje dane zawsze należą do Ciebie i możesz je pobrać w dowolnym momencie.

Wdrożenie BEE in TIME jest proste i szybkie. Oto typowy przebieg:

• Krok 1: Rejestracja - zakładasz konto i system automatycznie tworzy Twoją organizację
• Krok 2: Konfiguracja - dodajesz lokalizacje (filie), sale w każdej lokalizacji i grupy zajęciowe
• Krok 3: Zespół - zapraszasz nauczycieli i ustawiasz ich dostępność
• Krok 4: Grafik - uruchamiasz algorytm optymalizacji lub ręcznie układasz harmonogram
• Krok 5: Akceptacja - wysyłasz gotowy grafik do rodziców w celu potwierdzenia

Cały proces konfiguracji zajmuje około 30 minut. Dla każdego planu (również Hive Basic) oferujemy bezpłatną pomoc przy wdrożeniu - przeprowadzimy Cię przez kolejne kroki konfiguracji i, jeśli trzeba, wesprzemy migrację danych z dotychczasowego rozwiązania. Wszystkie plany - od Hive Basic po Hive Enterprise - traktujemy tak samo, jeśli chodzi o zakres wsparcia przy wdrożeniu.

Jako administrator możesz zaprosić do systemu zarówno pracowników, jak i rodziców:

• Pracownicy (nauczyciele) - otrzymują zaproszenie emailem z linkiem do rejestracji. Po kliknięciu ustawiają hasło i mają dostęp do grafiku, czasu pracy i czatu
• Rodzice - nie muszą zakładać konta. Otrzymują magiczny link, przez który wchodzą do czatu. Na telefonie mogą dodać skrót PWA, który działa jak aplikacja

System obsługuje role z różnymi uprawnieniami: administrator ma pełen dostęp, pracownik widzi swoje grafiki i czas pracy, a rodzic - tylko czat i akceptację.

Algorytm optymalizacji bierze pod uwagę wiele ograniczeń jednocześnie: dostępność sal, dostępność nauczycieli, preferencje grup, limity godzinowe. Jeśli ograniczenia okażą się zbyt restrykcyjne (np. zbyt mało sal lub prowadzących na daną liczbę grup), system wskaże, które warunki powodują problem.

W takiej sytuacji możesz:

• Poluzować ograniczenia (np. rozszerzyć okna czasowe nauczycieli)
• Dodać zasoby (np. kolejną salę lub prowadzącego)
• Ręcznie ułożyć część grafiku, a algorytmem zoptymalizować resztę

Tak. Po zalogowaniu udostępniamy sztywny szablon w formacie .xlsx, w którym wpisujesz lokalizacje, sale, grupy i pozostałe dane wsadowe. Po wypełnieniu szablonu wgrywasz go do systemu, który sam utworzy odpowiednie obiekty. Dla każdego planu (również Hive Basic) oferujemy bezpłatną pomoc przy uzupełnieniu szablonu - wystarczy, że prześlesz nam dane z dotychczasowego rozwiązania w dowolnej formie, a my przepiszemy je do szablonu.

W przypadku mniejszych organizacji konfiguracja od zera bezpośrednio w systemie (bez szablonu) jest zwykle szybsza niż import - dodanie lokalizacji, sal i grup zajmuje kilkanaście minut.

Jesteśmy dostępni pod adresem bok@beeintime.pl lub telefonicznie pod numerem +48 694 679 424 (poniedziałek-piątek, 9:00-17:00).

Możesz też skorzystać z:

• Przewodnika po demo - krok po kroku po najważniejszych funkcjach
• Sekcji FAQ na stronie głównej
• Formularza kontaktowego
• Chatbota na tej stronie (ikona czatu w prawym dolnym rogu)