Polityka Prywatności

§1. Administrator danych osobowych

1. Administratorem danych osobowych jest BEE in TIME Tomasz Korzeniewski, Al. Rzeczypospolitej 33D/7, 02-972 Warszawa, NIP: 9512191580 (dalej: „Administrator").
2. Kontakt z Administratorem możliwy jest pod adresem e-mail: bok@beeintime.pl

§2. Zakres przetwarzanych danych

1. W ramach korzystania z Serwisu Administrator może przetwarzać następujące dane osobowe:
   • Dane podawane dobrowolnie przez użytkownika:
     • imię i nazwisko,
     • adres e-mail,
     • nazwa firmy lub szkoły (jeżeli zostanie podana),
     • treść wiadomości przesłanej za pomocą formularza kontaktowego.
   • Dane zbierane automatycznie:
     • adres IP,
     • dane zawarte w plikach cookies,
     • informacje techniczne dotyczące przeglądarki i urządzenia końcowego.
2. W ramach korzystania z Systemu BEE in TIME Administrator przetwarza dodatkowo następujące kategorie danych:
   • Dane pracowników: imię, nazwisko, adres e-mail, numer telefonu, stawki godzinowe.
   • Dane rodziców: imię, nazwisko, adres e-mail.
   • Dane operacyjne: grafiki zajęć, wpisy ewidencji czasu pracy, wiadomości czatu grupowego, załączniki przesyłane w czacie, dane dotyczące zastępstw.
3. Podanie danych jest dobrowolne, jednak niezbędne do realizacji określonych celów (np. odpowiedzi na zapytanie, świadczenia usług Systemu).

§3. Cele przetwarzania danych

1. Dane osobowe przetwarzane są w następujących celach:
   • obsługa zapytań przesyłanych za pośrednictwem formularza kontaktowego,
   • umożliwienie zgłoszenia chęci skorzystania z wersji demonstracyjnej systemu BEE in TIME,
   • prowadzenie korespondencji związanej z funkcjonowaniem Serwisu i ofertą,
   • zapewnienie prawidłowego działania Serwisu oraz jego bezpieczeństwa,
   • świadczenie usług Systemu BEE in TIME, w tym: planowanie i optymalizacja grafików zajęć, zarządzanie zespołem (pracownicy, ewidencja czasu pracy, zastępstwa, raporty), komunikacja w ramach czatu grupowego,
   • generowanie rankingów kandydatów na zastępstwa przez algorytm Systemu (obliczenia lokalne, bez udziału zewnętrznych usług AI),
   • obsługa płatności elektronicznych za pośrednictwem operatora TPay,
   • przechowywanie załączników czatu grupowego w usłudze Cloudflare R2,
   • realizacja obowiązków wynikających z przepisów prawa.

§4. Podstawa prawna przetwarzania danych

1. Dane osobowe przetwarzane są na podstawie:
   • art. 6 ust. 1 lit. a RODO - zgoda użytkownika (np. kontakt, demo),
   • art. 6 ust. 1 lit. b RODO - niezbędność do wykonania umowy o świadczenie usług Systemu BEE in TIME lub do podjęcia działań na żądanie użytkownika przed zawarciem umowy,
   • art. 6 ust. 1 lit. f RODO - prawnie uzasadniony interes Administratora (kontakt, bezpieczeństwo, statystyki techniczne).

§5. Odbiorcy danych

1. Dane osobowe mogą być przekazywane wyłącznie podmiotom wspierającym Administratora w zakresie obsługi Serwisu i Systemu, w szczególności:
   • dostawcom usług hostingowych,
   • dostawcom usług poczty elektronicznej,
   • TPay - operator płatności elektronicznych, w zakresie danych niezbędnych do realizacji transakcji,
   • Cloudflare R2 - dostawca usług przechowywania danych w chmurze, w zakresie przechowywania załączników przesyłanych w czacie grupowym.
2. Dane osobowe nie są sprzedawane ani udostępniane osobom trzecim w celach marketingowych.
3. W związku z korzystaniem z usług Cloudflare (podmiot z siedzibą w USA), mimo że bucket przechowywania załączników skonfigurowany jest w regionie europejskim, dostęp do danych może wiązać się z transferem poza Europejski Obszar Gospodarczy (EOG). W takim przypadku transfer odbywa się na podstawie odpowiednich zabezpieczeń przewidzianych w RODO, w szczególności standardowych klauzul umownych.

§6. Okres przechowywania danych

1. Dane osobowe przechowywane są:
   • przez czas trwania korespondencji oraz maksymalnie do 24 miesięcy od jej zakończenia,
   • do momentu cofnięcia zgody - w przypadku przetwarzania na jej podstawie,
   • przez okres wymagany przepisami prawa - jeśli taki obowiązek wynika z przepisów,
   • przez czas trwania umowy o świadczenie usług Systemu BEE in TIME - w przypadku danych przetwarzanych w ramach Systemu,
   • załączniki przesyłane w czacie grupowym przechowywane są przez okres 180 dni od daty przesłania, po czym są automatycznie usuwane.

§7. Prawa użytkownika

1. Każdej osobie, której dane są przetwarzane, przysługuje prawo do:
   • dostępu do danych,
   • ich sprostowania,
   • usunięcia danych,
   • ograniczenia przetwarzania,
   • przenoszenia danych,
   • wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania,
   • cofnięcia zgody w dowolnym momencie.
2. W celu realizacji swoich praw należy skontaktować się z Administratorem: bok@beeintime.pl
3. Użytkownik ma również prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (PUODO).

§8. Pliki cookies

1. Serwis wykorzystuje pliki cookies w celu:
   • zapewnienia prawidłowego działania strony,
   • obsługi formularzy,
   • prowadzenia podstawowych statystyk technicznych.
2. Użytkownik może zarządzać plikami cookies za pomocą:
   • ustawień przeglądarki internetowej,
   • banera cookies dostępnego w Serwisie.
3. Ograniczenie stosowania cookies może wpłynąć na niektóre funkcjonalności strony.

§9. Bezpieczeństwo danych

1. Administrator stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne w celu ochrony danych osobowych, w szczególności:
   • szyfrowanie połączeń SSL/TLS,
   • zabezpieczenia serwerowe,
   • ograniczony dostęp do danych zgodnie z zasadą minimalnych uprawnień,
   • szyfrowanie treści wiadomości czatu grupowego w bazie danych Systemu.

§10. Zmiany Polityki Prywatności

1. Administrator zastrzega sobie prawo do aktualizacji niniejszej Polityki Prywatności.
2. Aktualna wersja dokumentu jest zawsze dostępna w Serwisie.

§11. Kontakt

1. W sprawach związanych z ochroną danych osobowych można skontaktować się z Administratorem: bok@beeintime.pl

§12. Informacja RODO

1. Administrator przetwarza dane osobowe użytkowników zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. (RODO).
2. Administrator wdrożył odpowiednie środki techniczne i organizacyjne w celu zapewnienia ochrony przetwarzanych danych osobowych, w szczególności:
   • szyfrowanie połączeń z Serwisem (SSL/TLS),
   • zabezpieczenia serwerowe,
   • ograniczony dostęp do danych wyłącznie dla osób upoważnionych,
   • regularne aktualizacje systemów.
3. Administrator przetwarza wyłącznie dane niezbędne do realizacji wskazanych celów, zgodnie z zasadą minimalizacji danych.