Regulamin korzystania z czatu BEE in TIME

§1. Postanowienia ogólne

1. Niniejszy regulamin określa zasady korzystania z funkcji czatu dostępnej w systemie BEE in TIME (dalej: „Czat”).
2. Operatorem Czatu jest placówka edukacyjna lub inny podmiot korzystający z systemu BEE in TIME (dalej: „Placówka”), który zaprasza rodziców i opiekunów prawnych (dalej: „Rodzice”) do grup czatowych. To Placówka decyduje o utworzeniu grup, o tym, kto do nich należy, i o tym, jak długo grupa działa.
3. Dostawcą systemu BEE in TIME jest BEE in TIME Tomasz Korzeniewski, Al. Rzeczypospolitej 33D/7, 02-972 Warszawa, NIP: 9512191580 (dalej: „Dostawca”). Dostawca udostępnia Placówce narzędzie i nie jest stroną komunikacji prowadzonej w Czacie.
4. Czat służy wyłącznie do komunikacji między Placówką, prowadzącymi zajęcia a Rodzicami w sprawach związanych z organizacją zajęć.
5. Regulamin jest udostępniany nieodpłatnie przed rozpoczęciem korzystania z Czatu, w sposób umożliwiający jego pozyskanie, odtworzenie i utrwalenie, zgodnie z art. 8 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną.

§2. Warunki dostępu

1. Dostęp do Czatu wymaga zaproszenia od Placówki.
2. Dostęp do Czatu odbywa się za pomocą indywidualnego linku dostępu (tzw. magic link) przesyłanego na adres e-mail Rodzica. Link umożliwia zalogowanie się do Czatu bez konieczności tworzenia hasła. Rodzic może zapisać link na swoim urządzeniu i korzystać z niego przy kolejnych wejściach do Czatu.
3. Link dostępu ma charakter poufny i jest równoważny hasłu. Rodzic powinien przechowywać go tak, aby nie uzyskały do niego dostępu osoby nieuprawnione, nie przekazywać go innym osobom i nie korzystać z Czatu na urządzeniach współdzielonych bez wylogowania. W razie podejrzenia, że link trafił w niepowołane ręce, należy niezwłocznie powiadomić Placówkę, która unieważni dotychczasowy link i wyśle nowy.
4. Rodzic nie zakłada samodzielnie konta w systemie - konto techniczne tworzone jest przez Placówkę w celu umożliwienia dostępu do Czatu.
5. Korzystanie z Czatu wymaga akceptacji niniejszego regulaminu. Akceptacja jest zapisywana wraz z datą i godziną jej wyrażenia.
6. Rodzic może ustawić nazwę wyświetlaną (pseudonim), pod którą będzie widoczny w Czacie. Domyślnie wyświetlane jest imię i nazwisko podane przez Placówkę.
7. Do korzystania z Czatu potrzebne jest urządzenie z dostępem do Internetu, aktualna przeglądarka internetowa z włączoną obsługą JavaScript i plików cookies oraz czynny adres poczty elektronicznej.

§3. Zasady komunikacji

1. Użytkownicy Czatu zobowiązani są do:
   • zachowania kultury osobistej i wzajemnego szacunku,
   • komunikowania się wyłącznie w sprawach związanych z zajęciami,
   • niepublikowania treści o charakterze reklamowym, politycznym lub religijnym,
   • nieudostępniania danych osobowych innych osób (np. numerów telefonów, adresów, danych dzieci).
2. Zabrania się publikowania treści:
   • obraźliwych, wulgarnych lub naruszających dobra osobiste innych osób,
   • stanowiących spam lub niechciane wiadomości masowe,
   • zawierających złośliwe oprogramowanie lub podejrzane linki.

§4. Prawa i obowiązki Placówki oraz Dostawcy

1. Placówka ma prawo:
   • usuwać wiadomości naruszające niniejszy regulamin,
   • usuwać użytkownika z grupy czatowej w przypadku naruszenia regulaminu,
   • zamknąć grupę czatową w dowolnym momencie,
   • mieć dostęp do treści wiadomości publikowanych w Czacie,
   • eksportować historię rozmów w celu dokumentacji ustaleń, zapewnienia bezpieczeństwa oraz rozwiązywania ewentualnych sporów.
2. Treści wiadomości są zaszyfrowane w bazie danych systemu. Dostawca posiada techniczną możliwość ich odszyfrowania i korzysta z niej wyłącznie w zakresie niezbędnym do utrzymania i naprawy systemu, na polecenie Placówki albo w wykonaniu obowiązku wynikającego z przepisów prawa. Dostawca nie czyta korespondencji w innych celach i nie wykorzystuje jej do celów własnych.
3. Za treści publikowane w Czacie odpowiada ich nadawca. Dostawca przechowuje te treści w ramach udostępnienia zasobów systemu teleinformatycznego i nie ma obowiązku ich sprawdzania, zgodnie z art. 14 i art. 15 ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną.
4. Treści bezprawne można zgłaszać Placówce albo Dostawcy na adres support@beeintime.pl, wskazując grupę czatową i wiadomość, której zgłoszenie dotyczy, oraz uzasadniając, dlaczego treść jest bezprawna. Po otrzymaniu urzędowego zawiadomienia albo wiarygodnej wiadomości o bezprawnym charakterze treści Dostawca niezwłocznie uniemożliwia do niej dostęp, uprzedzając o tym Placówkę, jeżeli podstawą jest wiarygodna wiadomość.
5. Placówka i Dostawca dokładają starań, aby Czat działał poprawnie, jednak nie gwarantują nieprzerwanej dostępności usługi.
6. Szczególne zagrożenia związane z korzystaniem z Czatu to w szczególności: przejęcie linku dostępowego w razie utraty kontroli nad skrzynką pocztową, dostęp osoby nieuprawnionej do urządzenia, na którym zapisano link, oraz wiadomości podszywające się pod Placówkę lub Dostawcę i zachęcające do kliknięcia w podejrzany odnośnik. Nie należy otwierać załączników i odnośników z Czatu, jeżeli budzą wątpliwości co do nadawcy.

§5. Ochrona danych osobowych

1. W ramach Czatu przetwarzane są następujące dane osobowe:
   • imię i nazwisko lub pseudonim,
   • adres e-mail,
   • treści wiadomości i przesłane załączniki,
   • data i godzina aktywności oraz informacja o zapoznaniu się z wiadomością,
   • data i godzina akceptacji niniejszego regulaminu.
2. Dane przetwarzane są w celu umożliwienia komunikacji między uczestnikami grupy oraz organizacji zajęć. Podstawę prawną przetwarzania wskazuje Placówka jako administrator danych; zwykle jest nią niezbędność do wykonania umowy łączącej Placówkę z Rodzicem albo prawnie uzasadniony interes Placówki polegający na sprawnej komunikacji z Rodzicami.
3. Odbiorcami danych mogą być podmioty świadczące usługi IT i hostingowe, dostawca usług poczty elektronicznej, dostawca usługi przechowywania plików w chmurze oraz Dostawca systemu BEE in TIME. Aktualną listę udostępnia Placówka.
4. Dane przechowywane są przez okres funkcjonowania grupy czatowej i przez okres wskazany przez Placówkę, a następnie są trwale usuwane. Załączniki przesłane w Czacie są usuwane automatycznie po upływie 180 dni od daty przesłania, dlatego pliki istotne dla Rodzica warto zapisać wcześniej na własnym urządzeniu.
5. Rodzic ma prawo do:
   • dostępu do swoich danych,
   • sprostowania danych,
   • usunięcia danych,
   • ograniczenia przetwarzania,
   • przenoszenia danych,
   • wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania,
   • wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
   Żądania w tym zakresie należy kierować do Placówki. Żądania skierowane bezpośrednio do Dostawcy zostaną przekazane Placówce.
6. Rodzic nie powinien publikować w Czacie danych osobowych osób trzecich, w szczególności danych innych dzieci, numerów telefonów i adresów, ani informacji o stanie zdrowia. Za treści opublikowane w Czacie odpowiada ich nadawca.

§6. Poufność

1. Treści wymieniane w Czacie przeznaczone są wyłącznie dla uczestników danej grupy.
2. Uczestnicy Czatu zobowiązani są do nieudostępniania treści Czatu osobom trzecim bez uzasadnionego powodu oraz bez wiedzy pozostałych uczestników.
3. W szczególności nie zaleca się publikowania zrzutów ekranu ani cytowania wypowiedzi z Czatu w mediach społecznościowych.

§7. Postanowienia końcowe

1. Dostawca może zmienić regulamin z ważnych przyczyn, którymi są zmiana przepisów prawa, zmiana zakresu lub sposobu działania Czatu, konieczność przeciwdziałania nadużyciom albo zapewnienia bezpieczeństwa. O zmianie Rodzice są informowani przy kolejnym logowaniu do Czatu, a zmieniony regulamin wymaga ponownej akceptacji. Rodzic, który nie akceptuje zmiany, może zrezygnować z korzystania z Czatu, zawiadamiając o tym Placówkę.
2. Rodzic nie jest związany tymi postanowieniami regulaminu, które nie zostały mu udostępnione w sposób opisany w §1 ust. 5, zgodnie z art. 8 ust. 2 ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną.
3. Każda wersja regulaminu oznaczona jest numerem i datą wejścia w życie. Poprzednie wersje są udostępniane na żądanie.
4. W sprawach nieuregulowanych niniejszym regulaminem zastosowanie mają przepisy prawa polskiego, w szczególności Kodeksu cywilnego oraz ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną.
5. Pytania dotyczące zajęć i danych osobowych należy kierować do Placówki, a zgłoszenia techniczne oraz zgłoszenia treści bezprawnych na adres: support@beeintime.pl.