Regulamin korzystania z Panelu Pracownika BEE in TIME

§1. Postanowienia ogólne

1. Niniejszy regulamin określa zasady korzystania z Panelu Pracownika dostępnego w systemie BEE in TIME (dalej: „Panel Pracownika”).
2. Operatorem Panelu Pracownika jest właściciel placówki edukacyjnej lub inny podmiot korzystający z systemu BEE in TIME (dalej: „Pracodawca”), który zaprasza pracowników do korzystania z Systemu.
3. Dostawcą systemu BEE in TIME jest BEE in TIME Tomasz Korzeniewski, Al. Rzeczypospolitej 33D/7, 02-972 Warszawa, NIP: 9512191580 (dalej: „Dostawca”).
4. Panel Pracownika służy do zarządzania ewidencją czasu pracy, przeglądania harmonogramu zajęć, komunikacji z rodzicami poprzez czat grupowy oraz prowadzenia notatek osobistych.
5. Niniejszy regulamin nie kształtuje stosunku prawnego łączącego Pracownika z Pracodawcą i nie zastępuje umowy o pracę, umowy cywilnoprawnej ani wewnętrznych regulacji Pracodawcy. Określa wyłącznie zasady technicznego korzystania z narzędzia udostępnianego przez Dostawcę.
6. Regulamin jest udostępniany nieodpłatnie przed rozpoczęciem korzystania z Panelu Pracownika, w sposób umożliwiający jego pozyskanie, odtworzenie i utrwalenie, zgodnie z art. 8 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną. Pracownik nie jest związany postanowieniami, które nie zostały mu udostępnione w ten sposób.

§2. Warunki dostępu

1. Dostęp do Panelu Pracownika wymaga zaproszenia od Pracodawcy. Zaproszenie wysyłane jest drogą mailową i zawiera link aktywacyjny ważny 72 godziny.
2. Pracownik aktywuje konto poprzez kliknięcie linku aktywacyjnego i ustawienie hasła spełniającego wymagania bezpieczeństwa (minimum 8 znaków, w tym wielka litera, cyfra oraz znak specjalny).
3. Pracownik nie zakłada samodzielnie konta w Systemie - konto tworzone jest przez Pracodawcę.
4. Korzystanie z Panelu Pracownika wymaga akceptacji niniejszego regulaminu. Akceptacja jest zapisywana wraz z datą i godziną jej wyrażenia.
5. Dostęp do Panelu Pracownika odbywa się za pośrednictwem przeglądarki internetowej. Do prawidłowego działania wymagana jest aktualna przeglądarka (Chrome, Firefox, Safari, Edge) z włączoną obsługą JavaScript i cookies.

§3. Funkcjonalności Panelu Pracownika

1. W ramach Panelu Pracownika dostępne są następujące moduły:
   • Pulpit - przegląd statystyk wpisów ewidencji czasu pracy: liczba wpisów roboczych, oczekujących na zatwierdzenie, zatwierdzonych i odrzuconych oraz suma zatwierdzonych godzin w bieżącym miesiącu.
   • Ewidencja czasu pracy (Timesheet) - tworzenie, edytowanie i usuwanie wpisów dotyczących czasu pracy, wysyłanie wpisów do zatwierdzenia przez Pracodawcę, anulowanie wysłanych wpisów, generowanie wpisów na podstawie harmonogramu oraz masowe operacje na wpisach.
   • Harmonogram - przeglądanie własnego harmonogramu zajęć, w tym przydzielonych grup, lokalizacji, sal i godzin zajęć. Harmonogram jest dostępny wyłącznie w trybie odczytu.
   • Czat grupowy - komunikacja z rodzicami w ramach przydzielonych grup czatowych, w tym wysyłanie i edytowanie wiadomości, korzystanie z szablonów, tworzenie ogłoszeń i ankiet, przesyłanie załączników oraz wysyłanie wiadomości do wielu grup jednocześnie (broadcast).
   • Notatki - tworzenie osobistych notatek tekstowych oraz list zadań do wykonania (TODO) z możliwością oznaczania jako ukończone.
   • Profil - przeglądanie i edycja danych profilowych (imię, nazwisko) oraz zmiana hasła.
2. Zakres dostępnych funkcjonalności może zależeć od planu subskrypcyjnego wybranego przez Pracodawcę.
3. Dostawca zastrzega sobie prawo do rozwoju, modyfikacji oraz rozszerzania funkcjonalności Panelu Pracownika.

§4. Ewidencja czasu pracy

1. Pracownik może tworzyć wpisy ewidencji czasu pracy w następujących kategoriach:
   • zajęcia dydaktyczne,
   • praca administracyjna,
   • inne zadania.
2. Wpisy mogą posiadać jeden z następujących statusów: roboczy (draft), wysłany do zatwierdzenia (submitted), zatwierdzony (approved), odrzucony (rejected) lub anulowany (cancelled).
3. Pracownik może edytować i usuwać wyłącznie własne wpisy, które nie zostały jeszcze zatwierdzone przez Pracodawcę.
4. Zatwierdzanie oraz odrzucanie wpisów leży wyłącznie w kompetencji Pracodawcy.
5. Pracownik ponosi odpowiedzialność za rzetelność i prawdziwość danych wprowadzanych w ewidencji czasu pracy.
6. Ewidencja prowadzona w Systemie jest narzędziem Pracodawcy. Zasady rozliczania czasu pracy i wynagrodzenia, w tym skutki zatwierdzenia lub odrzucenia wpisu, wynikają ze stosunku prawnego łączącego Pracownika z Pracodawcą, a nie z niniejszego regulaminu. Dostawca nie jest stroną tych rozliczeń i nie rozstrzyga sporów między Pracownikiem a Pracodawcą.

§5. Zasady korzystania z czatu grupowego

1. Pracownik ma dostęp do czatu grupowego wyłącznie w ramach grup przydzielonych do jego konta przez Pracodawcę.
2. Czat służy wyłącznie do komunikacji z rodzicami i opiekunami prawnymi uczestników zajęć w sprawach związanych z organizacją zajęć.
3. Pracownik zobowiązany jest do:
   • zachowania kultury osobistej i wzajemnego szacunku w komunikacji,
   • komunikowania się wyłącznie w sprawach związanych z zajęciami,
   • niepublikowania treści o charakterze reklamowym, politycznym lub religijnym,
   • nieudostępniania danych osobowych uczestników zajęć, rodziców lub innych pracowników.
4. Zabrania się publikowania treści:
   • obraźliwych, wulgarnych lub naruszających dobra osobiste innych osób,
   • stanowiących spam lub niechciane wiadomości masowe,
   • zawierających złośliwe oprogramowanie lub podejrzane linki.
5. Pracownik może edytować i usuwać wyłącznie własne wiadomości.
6. Załączniki przesyłane w ramach czatu grupowego są automatycznie usuwane po upływie 180 dni od daty ich przesłania.
7. Szczegółowe zasady korzystania z czatu określa Regulamin korzystania z czatu BEE in TIME, który stosuje się odpowiednio.

§6. Bezpieczeństwo konta

1. Pracownik zobowiązany jest do zachowania poufności danych dostępowych do swojego konta (adres e-mail i hasło).
2. Hasło musi spełniać minimalne wymagania bezpieczeństwa: co najmniej 8 znaków, w tym wielka litera, cyfra oraz znak specjalny.
3. Pracownik nie powinien udostępniać swoich danych logowania osobom trzecim.
4. W przypadku podejrzenia nieuprawnionego dostępu do konta Pracownik powinien niezwłocznie zmienić hasło oraz poinformować Pracodawcę.
5. Dostawca ani Pracodawca nie ponoszą odpowiedzialności za skutki udostępnienia danych dostępowych osobom trzecim przez Pracownika.
6. Szczególne zagrożenia związane z korzystaniem z Panelu Pracownika to w szczególności:
   • wiadomości podszywające się pod Pracodawcę lub Dostawcę i nakłaniające do podania hasła (phishing),
   • przejęcie linku aktywacyjnego lub linku do zmiany hasła w razie utraty kontroli nad skrzynką pocztową,
   • dostęp osoby nieuprawnionej do konta pozostawionego bez wylogowania na urządzeniu współdzielonym,
   • złośliwe oprogramowanie na urządzeniu Pracownika przechwytujące dane logowania.
   Dostawca nigdy nie prosi o podanie hasła w wiadomości e-mail ani przez telefon.

§7. Ograniczenia dostępu

1. Pracownik ma dostęp wyłącznie do danych i funkcjonalności przypisanych do jego konta. W szczególności Pracownik nie ma dostępu do:
   • danych innych pracowników (w tym ich wpisów ewidencji czasu pracy),
   • zarządzania harmonogramami, lokalizacjami, salami i grupami zajęciowymi,
   • zatwierdzania lub odrzucania wpisów ewidencji czasu pracy,
   • raportów i statystyk organizacji,
   • zarządzania zastępstwami,
   • tworzenia i zarządzania grupami czatowymi,
   • panelu administracyjnego Systemu.
2. Wszelkie próby uzyskania nieuprawnionego dostępu do funkcjonalności lub danych wykraczających poza uprawnienia Pracownika są zabronione i mogą skutkować zablokowaniem konta.

§8. Ochrona danych osobowych

1. W ramach Panelu Pracownika przetwarzane są następujące dane osobowe:
   • imię i nazwisko,
   • adres e-mail,
   • wpisy ewidencji czasu pracy (daty, godziny, kategorie pracy),
   • treści wiadomości czatu grupowego,
   • treści notatek osobistych,
   • data i godzina aktywności w Systemie.
2. Cel i podstawę prawną przetwarzania wskazuje Pracodawca jako administrator danych. Zwykle jest nią wykonanie umowy łączącej Pracownika z Pracodawcą, wykonanie ciążących na Pracodawcy obowiązków prawnych związanych z ewidencjonowaniem czasu pracy oraz prawnie uzasadniony interes Pracodawcy polegający na organizacji pracy. Pełną informację o przetwarzaniu przekazuje Pracodawca.
3. Odbiorcami danych mogą być podmioty świadczące usługi IT i hostingowe, dostawca usług poczty elektronicznej, dostawca usługi przechowywania plików w chmurze oraz Dostawca systemu BEE in TIME. Aktualną listę udostępnia Pracodawca.
4. Treści wiadomości czatu grupowego są szyfrowane w bazie danych Systemu. Dostawca posiada techniczną możliwość ich odszyfrowania i korzysta z niej wyłącznie w zakresie niezbędnym do utrzymania i naprawy Systemu, na polecenie Pracodawcy albo w wykonaniu obowiązku wynikającego z przepisów prawa.
5. Notatki osobiste są widoczne wyłącznie dla Pracownika, który je utworzył, i nie są udostępniane innym użytkownikom Systemu. Nie oznacza to jednak, że stanowią korespondencję prywatną: są przechowywane w Systemie Pracodawcy, dlatego nie należy zapisywać w nich informacji o charakterze osobistym ani danych osobowych osób trzecich.
6. Dane przechowywane są przez okres wskazany przez Pracodawcę, nie dłużej niż przez okres trwania konta Pracownika w Systemie oraz okres przechowywania danych Organizacji po zakończeniu dostępu do Systemu, po czym są trwale usuwane. Załączniki przesłane w czacie grupowym usuwane są automatycznie po 180 dniach. O usunięciu konta decyduje Pracodawca.
7. Pracownik ma prawo do:
   • dostępu do swoich danych,
   • sprostowania danych,
   • usunięcia danych,
   • ograniczenia przetwarzania,
   • przenoszenia danych,
   • wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania,
   • wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
8. Żądania dotyczące danych osobowych Pracownik kieruje do Pracodawcy jako administratora tych danych. Żądania skierowane bezpośrednio do Dostawcy na adres support@beeintime.pl zostaną przekazane Pracodawcy; Dostawca nie realizuje ich samodzielnie.

§9. Odpowiedzialność

1. Dostawca dokłada starań, aby Panel Pracownika działał poprawnie i był dostępny bez przerw, jednak nie gwarantuje nieprzerwanej dostępności usługi.
2. Dostawca nie ponosi odpowiedzialności za przerwy w dostępie wynikające z przyczyn niezależnych, w szczególności awarii infrastruktury technicznej, dostawców usług zewnętrznych lub działania siły wyższej.
3. Treści wprowadzane do Systemu przez Pracownika, w tym wpisy ewidencji czasu pracy, wiadomości czatu i notatki, Dostawca przechowuje w ramach udostępnienia zasobów systemu teleinformatycznego i nie ma obowiązku ich sprawdzania, zgodnie z art. 14 i art. 15 ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną. Odpowiedzialność za te treści ponosi Pracownik.
4. Treści bezprawne można zgłaszać Pracodawcy albo Dostawcy na adres support@beeintime.pl. Po otrzymaniu urzędowego zawiadomienia albo wiarygodnej wiadomości o bezprawnym charakterze treści Dostawca niezwłocznie uniemożliwia do niej dostęp.
5. Pracownik ponosi odpowiedzialność za sposób korzystania z Panelu Pracownika oraz za treści publikowane w czacie grupowym.

§10. Postanowienia końcowe

1. Pracodawca zastrzega sobie prawo do zablokowania lub usunięcia konta Pracownika w dowolnym momencie, w szczególności w przypadku ustania stosunku pracy lub naruszenia niniejszego regulaminu. Decyzja w tej sprawie należy do Pracodawcy, a Dostawca ją wykonuje.
2. Dostawca może zmienić regulamin z ważnych przyczyn, którymi są zmiana przepisów prawa, zmiana zakresu lub sposobu działania Panelu Pracownika, konieczność przeciwdziałania nadużyciom albo zapewnienia bezpieczeństwa. O zmianie Pracownik jest informowany przy kolejnym logowaniu, a zmieniony regulamin wymaga ponownej akceptacji.
3. Każda wersja regulaminu oznaczona jest numerem i datą wejścia w życie. Poprzednie wersje są udostępniane na żądanie.
4. W sprawach nieuregulowanych niniejszym regulaminem zastosowanie mają przepisy prawa polskiego, w szczególności Kodeksu cywilnego i ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną, oraz Regulamin serwisu BEE in TIME.
5. Pytania dotyczące organizacji pracy i danych osobowych należy kierować do Pracodawcy, a zgłoszenia techniczne na adres: support@beeintime.pl.