Regulamin serwisu BEE in TIME

§1. Informacje ogólne

1. Niniejszy Regulamin określa zasady korzystania z serwisu internetowego dostępnego pod adresem https://beeintime.pl (dalej: „Serwis").
2. Właścicielem i administratorem Serwisu jest BEE in TIME Tomasz Korzeniewski, Al. Rzeczypospolitej 33D/7, 02-972 Warszawa, NIP: 9512191580.
3. Serwis ma charakter informacyjny i promocyjny oraz umożliwia:
   • kontakt z Administratorem,
   • zgłoszenie chęci skorzystania z wersji demonstracyjnej systemu BEE in TIME,
   • zapoznanie się z ofertą i funkcjonalnościami systemu.
4. Usługi oferowane w ramach Systemu BEE in TIME skierowane są wyłącznie do podmiotów prowadzących działalność gospodarczą lub zawodową.

§2. Definicje

Na potrzeby Regulaminu przyjmuje się następujące definicje:

• Administrator - właściciel Serwisu BEE in TIME.
• Użytkownik - osoba fizyczna, osoba prawna lub jednostka organizacyjna, korzystająca z Serwisu lub Systemu w ramach działalności gospodarczej lub zawodowej.
• Serwis - serwis internetowy dostępny pod adresem https://beeintime.pl, służący do prezentacji oferty, kontaktu z Administratorem.
• System BEE in TIME (System) - aplikacja SaaS udostępniana Użytkownikowi drogą elektroniczną, umożliwiająca m.in. planowanie i optymalizację grafików zajęć, zarządzanie zespołem (pracownicy, ewidencja czasu pracy, zastępstwa, raporty), komunikację z rodzicami (czat grupowy) oraz inne funkcje opisane w Systemie.
• Demo - wersja demonstracyjna Systemu udostępniana w celach testowych.
• Konto Pracownika - konto w Systemie przypisane do osoby zatrudnionej przez Użytkownika, umożliwiające dostęp do grafiku, ewidencji czasu pracy i czatu grupowego.
• Konto Rodzica - dostęp do Systemu przypisany do rodzica lub opiekuna prawnego uczestnika zajęć, umożliwiający udział w akceptacji grafiku oraz komunikacji poprzez czat grupowy. Rodzic uzyskuje dostęp za pośrednictwem jednorazowego linku (magiczny link) bez konieczności zakładania konta i ustawiania hasła.
• Organizacja (Tenant) - wydzielona przestrzeń danych w Systemie przypisana do jednego Użytkownika, w ramach której przechowywane są wszystkie dane związane z jego działalnością.

§3. Zasady korzystania z Serwisu

1. Korzystanie z Serwisu w zakresie informacyjnym jest bezpłatne i dobrowolne.
2. Użytkownik zobowiązuje się do korzystania z Serwisu w sposób zgodny z:
   • obowiązującym prawem,
   • dobrymi obyczajami,
   • niniejszym Regulaminem.
3. Zabronione jest dostarczanie treści bezprawnych, naruszających prawa osób trzecich lub mogących zakłócić działanie Serwisu.
4. Korzystanie z Systemu BEE in TIME odbywa się na zasadach określonych w niniejszym Regulaminie oraz zgodnie z aktualnym Cennikiem.

§4. Demo systemu

1. Użytkownik może zgłosić chęć skorzystania z wersji demonstracyjnej Systemu poprzez formularz dostępny w Serwisie.
2. Dostęp do Demo:
   • ma charakter czasowy,
   • służy wyłącznie celom testowym i informacyjnym,
   • może być ograniczony funkcjonalnie.
3. Administrator zastrzega sobie prawo do:
   • odmowy udostępnienia Demo bez podania przyczyny,
   • zakończenia dostępu do Demo w dowolnym momencie.

§5. Funkcjonalności Systemu

1. System BEE in TIME składa się z następujących modułów funkcjonalnych:
   • Moduł Grafik - planowanie i optymalizacja grafików zajęć z wykorzystaniem algorytmu solver, zarządzanie lokalizacjami i salami, tworzenie grup zajęciowych, definiowanie dostępności zasobów (siatka niedostępności nauczycieli i sal), akceptacja grafiku przez rodziców, eksport grafików do formatów PDF i XLSX.
   • Moduł Zespół - zarządzanie pracownikami i stawkami, ewidencja czasu pracy z podziałem na kategorie (zajęcia, administracja, inne), workflow zatwierdzania wpisów, zarządzanie zastępstwami, zamykanie okresów rozliczeniowych, generowanie raportów.
   • Moduł Czat Grupowy - komunikacja pomiędzy nauczycielami a rodzicami w czasie rzeczywistym, przesyłanie załączników (z retencją 180 dni), tworzenie ankiet i ogłoszeń, korzystanie z szablonów wiadomości.
   • Moduł Zastępstwa - zgłaszanie potrzeby zastępstwa, ranking kandydatów wyliczany algorytmicznie (dostępność, kompetencje, obciążenie), sekwencyjne wysyłanie ofert zastępstw, automatyczne przypisanie zastępcy po akceptacji, możliwość ręcznego przypisania z pominięciem rankingu.
2. Zakres dostępnych funkcjonalności zależy od wybranego przez Użytkownika planu subskrypcyjnego, zgodnie z aktualnym Cennikiem.
3. Administrator zastrzega sobie prawo do rozwoju, modyfikacji oraz rozszerzania funkcjonalności Systemu.

§6. Zawarcie umowy i dostęp do Systemu

1. Umowa o świadczenie usług drogą elektroniczną pomiędzy Administratorem a Użytkownikiem zostaje zawarta z chwilą:
   • rejestracji konta w Systemie BEE in TIME oraz
   • dokonania płatności wymaganych zgodnie z aktualnym Cennikiem.
2. Umowa zawierana jest na czas oznaczony - na okres 12 miesięcy, liczony od dnia aktywacji dostępu do Systemu, zgodnie z aktualną ofertą cenową dostępną w Serwisie.
3. W przypadku odnowienia umowy przed upływem dotychczasowego okresu dostępu, nowy 12-miesięczny okres rozpoczyna się bezpośrednio po zakończeniu poprzedniego (okresy są ze sobą doklejane, a Użytkownik nie traci opłaconego wcześniej czasu). Jeżeli odnowienie następuje po wygaśnięciu poprzedniej umowy, nowy 12-miesięczny okres liczony jest od dnia aktywacji.
4. Zawarcie umowy jest równoznaczne z akceptacją niniejszego Regulaminu oraz Cennika obowiązującego w dniu złożenia zamówienia.
5. Administrator zastrzega sobie prawo do odmowy zawarcia umowy w uzasadnionych przypadkach, w szczególności przy naruszeniu Regulaminu.

§7. Rodzaje kont i role

1. W Systemie wyróżnia się następujące rodzaje kont:
   • Konto Administratora (ROLE_ADMIN) - pełne zarządzanie Organizacją, w tym zarządzanie pracownikami, grafikami, ewidencją czasu pracy, zastępstwami, czatem grupowym oraz ustawieniami Systemu.
   • Konto Pracownika (ROLE_EMPLOYEE) - dostęp do własnego grafiku, ewidencji czasu pracy oraz czatu grupowego. Konto tworzone jest na zaproszenie Administratora Organizacji, wysyłane drogą mailową z tokenem aktywacyjnym ważnym 72 godziny.
   • Konto Rodzica (ROLE_PARENT) - dostęp poprzez link przesłany drogą mailową (token jednorazowy, bez konieczności ustawiania hasła). Umożliwia udział w akceptacji grafiku zajęć oraz komunikację z nauczycielem poprzez czat grupowy.
2. Użytkownik ponosi odpowiedzialność za poufność danych dostępowych do kont w ramach swojej Organizacji oraz za działania osób, którym udostępnił dostęp do Systemu.
3. Administrator Systemu nie ponosi odpowiedzialności za skutki udostępnienia danych dostępowych osobom trzecim przez Użytkownika.

§8. Zasady dostępu do Systemu

1. Dostęp do Systemu BEE in TIME udzielany jest drogą elektroniczną poprzez przeglądarkę internetową.
2. Aktywacja dostępu następuje niezwłocznie po zaksięgowaniu płatności, nie później niż w ciągu 24 godzin.
3. Wszystkie funkcjonalności Systemu (m.in. układanie grafiku, algorytmiczna optymalizacja, zarządzanie zespołem, ewidencja czasu pracy, zastępstwa, czat grupowy, akceptacja rodziców, eksporty) dostępne są wyłącznie w ramach opłaconego, aktywnego 12-miesięcznego okresu dostępu. Wygaśnięcie lub brak subskrypcji skutkuje utratą możliwości korzystania z Systemu; Administrator zachowuje dane Użytkownika na zasadach określonych w Polityce Prywatności.

§9. Warunki płatności

1. Płatności za usługi realizowane są z góry i składają się z:

   • jednorazowej opłaty wdrożeniowej, pobieranej przy pierwszym uruchomieniu Systemu,
   • opłaty abonamentowej za dostęp do funkcji Systemu przez okres 12 miesięcy, liczony od dnia aktywacji lub - w przypadku odnowienia przed wygaśnięciem - od dnia następującego po zakończeniu dotychczasowego okresu dostępu.
2. Dostępne formy płatności realizowane są za pośrednictwem operatora płatności elektronicznych TPay.
3. Wszystkie ceny podawane są w kwotach netto, chyba że wyraźnie wskazano inaczej.
4. Brak dokonania płatności skutkuje brakiem dostępu do funkcji płatnych Systemu.

§10. Usługi i podmioty trzecie

1. W celu świadczenia usług System korzysta z następujących usługodawców zewnętrznych:
   • TPay - obsługa płatności elektronicznych. Dane niezbędne do realizacji transakcji przekazywane są do operatora płatności zgodnie z jego regulaminem.
   • Cloudflare R2 - przechowywanie załączników przesyłanych w ramach czatu grupowego. Załączniki usuwane są automatycznie po 180 dniach.
2. Administrator nie ponosi odpowiedzialności za działanie usług podmiotów trzecich, w szczególności za ich dostępność i polityki prywatności.
3. Korzystanie z Systemu oznacza akceptację warunków świadczenia usług przez podmioty trzecie w zakresie, w jakim jest to niezbędne do funkcjonowania Systemu.

§11. Rozwiązanie umowy

1. Umowa ulega rozwiązaniu automatycznie z upływem opłaconego 12-miesięcznego okresu dostępu, o ile Użytkownik nie dokona jej odnowienia.
2. Użytkownik może zrezygnować z dalszego korzystania z Systemu w dowolnym momencie, bez podania przyczyny.
3. Rezygnacja nie uprawnia do zwrotu opłaty abonamentowej ani wdrożeniowej, również w przypadku niewykorzystania pełnego 12-miesięcznego okresu dostępu.
4. Administrator może wypowiedzieć umowę ze skutkiem natychmiastowym w przypadku rażącego naruszenia Regulaminu.

§12. Zwroty i odstąpienie od umowy

1. Użytkownik będący przedsiębiorcą nie posiada prawa odstąpienia od umowy zawartej na odległość.
2. Usługa polega na dostarczaniu treści cyfrowych, które nie są zapisane na nośniku materialnym, a ich świadczenie rozpoczyna się niezwłocznie po zawarciu umowy.
3. Opłata abonamentowa za 12-miesięczny okres dostępu oraz opłata wdrożeniowa są bezzwrotne.

§13. Reklamacje

1. Użytkownik ma prawo składać reklamacje dotyczące działania Systemu.
2. Reklamacje należy zgłaszać drogą elektroniczną na adres: support@beeintime.pl
3. Reklamacja powinna zawierać opis problemu oraz dane umożliwiające identyfikację Użytkownika.
4. Administrator rozpatruje reklamację w terminie do 14 dni roboczych.

§14. Wymagania techniczne

1. Do korzystania z Systemu wymagane jest:
   • urządzenie z dostępem do Internetu,
   • aktualna przeglądarka internetowa (Chrome, Firefox, Safari, Edge),
   • włączona obsługa JavaScript i cookies.
2. Administrator nie ponosi odpowiedzialności za problemy wynikające z niespełnienia powyższych wymagań.

§15. Odpowiedzialność

1. Administrator dokłada starań, aby informacje prezentowane w Serwisie były aktualne i rzetelne, jednak nie ponosi odpowiedzialności za ich ewentualną nieaktualność.
2. System BEE in TIME jest narzędziem wspomagającym proces planowania. Ostateczna odpowiedzialność za decyzje organizacyjne i biznesowe podejmowane na jego podstawie spoczywa na Użytkowniku.
3. Administrator nie gwarantuje:
   • osiągnięcia określonych rezultatów organizacyjnych lub finansowych,
   • pełnej bezbłędności algorytmów w każdej możliwej konfiguracji danych.
4. Administrator nie ponosi odpowiedzialności za przerwy w dostępie do Systemu wynikające z przyczyn niezależnych od Administratora, w szczególności awarii infrastruktury technicznej, dostawców usług zewnętrznych lub działania siły wyższej. Administrator dokłada jednak starań, aby przerwy te były jak najkrótsze.
5. Wyniki generowane przez funkcje algorytmiczne Systemu (w szczególności automatyczna optymalizacja grafiku oraz ranking kandydatów na zastępstwa) mają charakter wyłącznie pomocniczy. Administrator nie ponosi odpowiedzialności za poprawność, kompletność ani adekwatność tych wyników. Użytkownik jest zobowiązany do weryfikacji wyników przed podjęciem decyzji organizacyjnych.
6. Administrator nie ponosi odpowiedzialności za treści przesyłane przez użytkowników w ramach modułu Czat Grupowy. Odpowiedzialność za treść wiadomości i załączników ponosi ich nadawca.
7. Załączniki przesyłane w ramach czatu grupowego są automatycznie usuwane po upływie 180 dni od daty ich przesłania. Administrator nie ponosi odpowiedzialności za utratę danych po upływie tego okresu.

§16. Prawa autorskie

1. Wszelkie treści, grafiki, logotypy, elementy UI oraz opisy funkcjonalności zamieszczone w Serwisie stanowią własność Administratora i są chronione prawem autorskim.
2. Zabronione jest kopiowanie, rozpowszechnianie lub wykorzystywanie tych treści bez uprzedniej pisemnej zgody Administratora.

§17. Dane osobowe

1. Dane osobowe Użytkowników przetwarzane są zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, w szczególności RODO.
2. Szczegółowe informacje dotyczące przetwarzania danych osobowych znajdują się w Polityce Prywatności dostępnej w Serwisie.
3. W ramach Systemu przetwarzane są następujące kategorie danych:
   • dane pracowników - imię, nazwisko, adres email, numer telefonu, stawki godzinowe,
   • dane rodziców - imię, nazwisko, adres email,
   • dane operacyjne - grafiki zajęć, wpisy ewidencji czasu pracy, wiadomości czatu grupowego, załączniki.
4. W zakresie niezbędnym do świadczenia usług dane mogą być przekazywane do podmiotów trzecich (TPay, Cloudflare R2), wyłącznie w celu realizacji funkcjonalności Systemu opisanych w §5 i §10.
5. Załączniki przesyłane w ramach czatu grupowego przechowywane są przez okres 180 dni, po czym są automatycznie usuwane.
6. Treści wiadomości czatu grupowego są szyfrowane w bazie danych Systemu.
7. Użytkownik ma prawo do eksportu swoich danych w formatach PDF oraz XLSX w zakresie udostępnionym przez System.
8. Użytkownik ma prawo do żądania usunięcia swoich danych z Systemu poprzez kontakt z Administratorem na adres: support@beeintime.pl

§18. Zmiany Regulaminu

1. Administrator zastrzega sobie prawo do zmiany Regulaminu w dowolnym czasie.
2. Zmiany wchodzą w życie z dniem ich opublikowania w Serwisie.

§19. Postanowienia końcowe

1. Regulamin wchodzi w życie z dniem opublikowania w Serwisie.
2. W sprawach nieuregulowanych niniejszym Regulaminem zastosowanie mają przepisy prawa polskiego.
3. Wszelkie pytania dotyczące Regulaminu prosimy kierować na adres: bok@beeintime.pl