Regulamin serwisu BEE in TIME

§1. Informacje ogólne

1. Niniejszy Regulamin określa zasady korzystania z serwisu internetowego dostępnego pod adresem https://beeintime.pl (dalej: „Serwis”).
2. Właścicielem i administratorem Serwisu jest BEE in TIME Tomasz Korzeniewski, Al. Rzeczypospolitej 33D/7, 02-972 Warszawa, NIP: 9512191580.
3. Serwis ma charakter informacyjny i promocyjny oraz umożliwia:
   • kontakt z Administratorem,
   • zgłoszenie chęci skorzystania z wersji demonstracyjnej systemu BEE in TIME,
   • zapoznanie się z ofertą i funkcjonalnościami systemu.
4. Usługi oferowane w ramach Systemu BEE in TIME skierowane są wyłącznie do podmiotów prowadzących działalność gospodarczą lub zawodową. Umowa o dostęp do Systemu nie jest zawierana z konsumentami, a podanie numeru NIP jest warunkiem złożenia zamówienia.
5. System służy prowadzeniu działalności Użytkownika: układaniu grafiku zajęć, ewidencjonowaniu czasu pracy jego pracowników, rozliczaniu ich stawek, zarządzaniu zastępstwami oraz komunikacji z rodzicami uczestników zajęć. Umowa o dostęp do Systemu ma zatem, z samej swojej treści, charakter zawodowy dla Użytkownika w rozumieniu art. 7aa ustawy z dnia 30 maja 2014 r. o prawach konsumenta oraz art. 385⁵ Kodeksu cywilnego.
6. Użytkownik będący osobą fizyczną prowadzącą działalność gospodarczą może, najpóźniej w chwili zawarcia umowy, złożyć oświadczenie, czy umowa ma dla niego charakter zawodowy. Złożenie takiego oświadczenia jest dobrowolne i nie warunkuje zawarcia umowy, zgodnie z art. 7aa ust. 2 ustawy o prawach konsumenta. Oświadczenie można złożyć w formularzu zamówienia albo przesłać na adres bok@beeintime.pl.
7. Niniejszy Regulamin jest regulaminem, o którym mowa w art. 8 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną.
8. Administrator nieodpłatnie udostępnia Regulamin przed zawarciem umowy w sposób umożliwiający jego pozyskanie, odtwarzanie i utrwalanie. Plik PDF z wersją Regulaminu obowiązującą w dniu złożenia zamówienia jest doręczany Użytkownikowi wraz z potwierdzeniem zamówienia na podany przez niego adres poczty elektronicznej. Każda wersja Regulaminu oznaczona jest numerem i datą wejścia w życie.

§2. Definicje

Na potrzeby Regulaminu przyjmuje się następujące definicje:

• Administrator - właściciel Serwisu BEE in TIME.
• Użytkownik - osoba fizyczna, osoba prawna lub jednostka organizacyjna, korzystająca z Serwisu lub Systemu w ramach działalności gospodarczej lub zawodowej.
• Serwis - serwis internetowy dostępny pod adresem https://beeintime.pl, służący do prezentacji oferty, kontaktu z Administratorem.
• System BEE in TIME (System) - aplikacja SaaS udostępniana Użytkownikowi drogą elektroniczną, umożliwiająca m.in. planowanie i optymalizację grafików zajęć, zarządzanie zespołem (pracownicy, ewidencja czasu pracy, zastępstwa, raporty), komunikację z rodzicami (czat grupowy) oraz inne funkcje opisane w Systemie.
• Demo - wersja demonstracyjna Systemu udostępniana w celach testowych.
• Konto Pracownika - konto w Systemie przypisane do osoby zatrudnionej przez Użytkownika, umożliwiające dostęp do grafiku, ewidencji czasu pracy i czatu grupowego.
• Konto Rodzica - dostęp do Systemu przypisany do rodzica lub opiekuna prawnego uczestnika zajęć, umożliwiający udział w akceptacji grafiku oraz komunikacji poprzez czat grupowy. Rodzic uzyskuje dostęp za pośrednictwem jednorazowego linku (magiczny link) bez konieczności zakładania konta i ustawiania hasła.
• Organizacja (Tenant) - wydzielona przestrzeń danych w Systemie przypisana do jednego Użytkownika, w ramach której przechowywane są wszystkie dane związane z jego działalnością.
• Cennik - aktualna oferta cenowa Administratora publikowana w Serwisie, określająca wysokość opłaty wdrożeniowej oraz opłaty abonamentowej w zależności od liczby lokalizacji, a także warunki promocji i kodów rabatowych.
• Okres Dostępu - oznaczony okres 12 miesięcy, na który Użytkownik nabywa dostęp do Systemu, liczony zgodnie z §6 ust. 2 i 3.
• Dane Organizacji - dane osobowe pracowników Użytkownika, rodziców i opiekunów prawnych uczestników zajęć oraz dane operacyjne wprowadzone do Systemu przez Użytkownika lub osoby działające na jego rzecz, wobec których administratorem danych osobowych jest Użytkownik.

§3. Zasady korzystania z Serwisu

1. Korzystanie z Serwisu w zakresie informacyjnym jest bezpłatne i dobrowolne.
2. Użytkownik zobowiązuje się do korzystania z Serwisu w sposób zgodny z:
   • obowiązującym prawem,
   • dobrymi obyczajami,
   • niniejszym Regulaminem.
3. Zabronione jest dostarczanie treści bezprawnych, naruszających prawa osób trzecich lub mogących zakłócić działanie Serwisu.
4. Korzystanie z Systemu BEE in TIME odbywa się na zasadach określonych w niniejszym Regulaminie oraz zgodnie z aktualnym Cennikiem.

§4. Demo systemu

1. Użytkownik może zgłosić chęć skorzystania z wersji demonstracyjnej Systemu poprzez formularz dostępny w Serwisie.
2. Dostęp do Demo:
   • ma charakter czasowy i wygasa po upływie 5 dni od utworzenia konta,
   • służy wyłącznie celom testowym i informacyjnym,
   • może być ograniczony funkcjonalnie.
3. Konto Demo działa na danych przykładowych. Zabronione jest wprowadzanie do Demo danych osobowych rzeczywistych pracowników, rodziców i uczestników zajęć. Dane wprowadzone do Demo są usuwane wraz z wygaśnięciem konta i nie podlegają odzyskaniu ani przeniesieniu do Organizacji utworzonej po zakupie.
4. Administrator zastrzega sobie prawo do:
   • odmowy udostępnienia Demo bez podania przyczyny,
   • zakończenia dostępu do Demo w dowolnym momencie.

§5. Funkcjonalności Systemu

1. System BEE in TIME składa się z następujących modułów funkcjonalnych:
   • Moduł Grafik - planowanie i automatyczne układanie grafików zajęć, zarządzanie lokalizacjami i salami, tworzenie grup zajęciowych, definiowanie dostępności zasobów (siatka niedostępności nauczycieli i sal), akceptacja grafiku przez rodziców, eksport grafików do formatów PDF i XLSX.
   • Moduł Zespół - zarządzanie pracownikami i stawkami, ewidencja czasu pracy z podziałem na kategorie (zajęcia, administracja, inne), workflow zatwierdzania wpisów, zarządzanie zastępstwami, zamykanie okresów rozliczeniowych, generowanie raportów.
   • Moduł Czat Grupowy - komunikacja pomiędzy nauczycielami a rodzicami w czasie rzeczywistym, przesyłanie załączników (z retencją 180 dni), tworzenie ankiet i ogłoszeń, korzystanie z szablonów wiadomości.
   • Moduł Zastępstwa - zgłaszanie potrzeby zastępstwa, automatycznie przygotowana lista kandydatów uporządkowana według dopasowania, sekwencyjne wysyłanie ofert zastępstw, automatyczne przypisanie zastępcy po akceptacji, możliwość ręcznego przypisania z pominięciem rankingu.
2. Zakres dostępnych funkcjonalności zależy od wybranego przez Użytkownika planu subskrypcyjnego, zgodnie z aktualnym Cennikiem.
3. Administrator zastrzega sobie prawo do rozwoju, modyfikacji oraz rozszerzania funkcjonalności Systemu.

§6. Zawarcie umowy i dostęp do Systemu

1. Zawarcie umowy następuje w następujący sposób:
   • Użytkownik wypełnia formularz zamówienia w Systemie, wskazując wybrany plan, liczbę lokalizacji oraz dane niezbędne do wystawienia faktury, w tym numer NIP,
   • Użytkownik składa oświadczenie o akceptacji Regulaminu i Cennika oraz żądanie, o którym mowa w §12 ust. 3; złożenie obu oświadczeń jest warunkiem przyjęcia zamówienia,
   • Użytkownik może dodatkowo złożyć dobrowolne oświadczenie, o którym mowa w §1 ust. 6,
   • Użytkownik dokonuje zapłaty za pośrednictwem operatora płatności,
   • umowa zostaje zawarta z chwilą zaksięgowania płatności.
2. Umowa zawierana jest na czas oznaczony, na Okres Dostępu wynoszący 12 miesięcy liczonych od dnia aktywacji dostępu do Systemu, zgodnie z Cennikiem obowiązującym w dniu złożenia zamówienia.
3. W przypadku odnowienia umowy przed upływem dotychczasowego Okresu Dostępu nowy Okres Dostępu rozpoczyna się bezpośrednio po zakończeniu poprzedniego (okresy są ze sobą doklejane, a Użytkownik nie traci opłaconego wcześniej czasu). Jeżeli odnowienie następuje po wygaśnięciu poprzedniej umowy, nowy Okres Dostępu liczony jest od dnia aktywacji. Odnowienie wymaga ponownego złożenia oświadczeń, o których mowa w ust. 1, i stanowi zawarcie nowej umowy na kolejny Okres Dostępu.
4. Umowa nie odnawia się automatycznie i nie przedłuża się na czas nieoznaczony.
5. Administrator utrwala treść złożonych oświadczeń wraz z datą i godziną ich złożenia oraz oznaczeniem wersji Regulaminu i Cennika, których oświadczenia dotyczyły, i przechowuje je przez okres przedawnienia roszczeń z umowy.
6. Niezwłocznie po zawarciu umowy Administrator przesyła Użytkownikowi na wskazany adres poczty elektronicznej potwierdzenie zawarcia umowy obejmujące warunki zamówienia, plik PDF z Regulaminem w zaakceptowanej wersji oraz Cennik obowiązujący w dniu złożenia zamówienia.
7. Promocje i kody rabatowe obowiązują na warunkach ogłoszonych w Serwisie w dniu złożenia zamówienia. Warunki promocji podane w toku składania zamówienia wiążą Administratora także wtedy, gdy są korzystniejsze niż postanowienia Regulaminu.
8. Administrator zastrzega sobie prawo do odmowy zawarcia umowy w uzasadnionych przypadkach, w szczególności przy wcześniejszym naruszeniu Regulaminu przez Użytkownika lub przy braku możliwości potwierdzenia prowadzenia przez niego działalności gospodarczej lub zawodowej. W takim przypadku uiszczona kwota podlega zwrotowi w całości w terminie 14 dni.

§7. Rodzaje kont i role

1. W Systemie wyróżnia się następujące rodzaje kont:
   • Konto Administratora (ROLE_ADMIN) - pełne zarządzanie Organizacją, w tym zarządzanie pracownikami, grafikami, ewidencją czasu pracy, zastępstwami, czatem grupowym oraz ustawieniami Systemu.
   • Konto Pracownika (ROLE_EMPLOYEE) - dostęp do własnego grafiku, ewidencji czasu pracy oraz czatu grupowego. Konto tworzone jest na zaproszenie Administratora Organizacji, wysyłane drogą mailową z tokenem aktywacyjnym ważnym 72 godziny.
   • Konto Rodzica (ROLE_PARENT) - dostęp poprzez link przesłany drogą mailową (token jednorazowy, bez konieczności ustawiania hasła). Umożliwia udział w akceptacji grafiku zajęć oraz komunikację z nauczycielem poprzez czat grupowy.
2. Użytkownik ponosi odpowiedzialność za poufność danych dostępowych do kont w ramach swojej Organizacji oraz za działania osób, którym udostępnił dostęp do Systemu.
3. Administrator Systemu nie ponosi odpowiedzialności za skutki udostępnienia danych dostępowych osobom trzecim przez Użytkownika.

§8. Zasady dostępu do Systemu

1. Dostęp do Systemu BEE in TIME udzielany jest drogą elektroniczną poprzez przeglądarkę internetową.
2. Aktywacja dostępu następuje niezwłocznie po zaksięgowaniu płatności, nie później niż w ciągu 2 dni roboczych.
3. Wszystkie funkcjonalności Systemu (m.in. układanie grafiku, automatyczne układanie grafiku, zarządzanie zespołem, ewidencja czasu pracy, zastępstwa, czat grupowy, akceptacja rodziców, eksporty) dostępne są wyłącznie w ramach opłaconego, aktywnego Okresu Dostępu.
4. Po upływie Okresu Dostępu dostęp do Systemu zostaje wstrzymany, a Dane Organizacji są przechowywane przez 12 miesięcy, licząc od ostatniego dnia Okresu Dostępu. W tym czasie Użytkownik może odnowić umowę i odzyskać dostęp do wszystkich danych. Po upływie tego okresu Dane Organizacji są trwale usuwane, a Administrator zawiadamia o tym Użytkownika na 30 dni przed usunięciem, na adres poczty elektronicznej wskazany w zamówieniu.
5. Niezależnie od ust. 4 Użytkownik może w każdym czasie zażądać wcześniejszego usunięcia Danych Organizacji. Administrator wykonuje takie żądanie w terminie 14 dni, a usunięcie jest nieodwracalne.
6. Przez cały Okres Dostępu oraz przez okres, o którym mowa w ust. 4, Użytkownik może samodzielnie wyeksportować z Systemu grafiki i raporty w formatach PDF oraz XLSX. Na żądanie Użytkownika złożone przed usunięciem danych Administrator wydaje kopię Danych Organizacji w powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego, nieodpłatnie i w terminie 14 dni.
7. Administrator dokłada starań, aby System był dostępny w sposób ciągły. Planowane prace serwisowe wymagające przerwy w dostępie Administrator zapowiada z wyprzedzeniem co najmniej 24 godzin i przeprowadza w miarę możliwości poza godzinami 7:00-20:00 w dni robocze.

§9. Warunki płatności i faktury

1. Płatności za usługi realizowane są z góry i składają się z:

   • jednorazowej opłaty wdrożeniowej, pobieranej przy pierwszym uruchomieniu Systemu,
   • opłaty abonamentowej za dostęp do funkcji Systemu przez okres 12 miesięcy, liczony od dnia aktywacji lub - w przypadku odnowienia przed wygaśnięciem - od dnia następującego po zakończeniu dotychczasowego okresu dostępu.
2. Dostępne formy płatności realizowane są za pośrednictwem operatora płatności elektronicznych Tpay.
3. Wszystkie ceny podawane są w kwotach netto, chyba że wyraźnie wskazano inaczej. Do cen netto dolicza się podatek od towarów i usług według stawki obowiązującej w dniu powstania obowiązku podatkowego. W podsumowaniu zamówienia Administrator podaje zarówno kwotę netto, jak i kwotę brutto.
4. Brak dokonania płatności skutkuje brakiem dostępu do funkcji płatnych Systemu.
5. Ponieważ zapłata następuje przed wykonaniem usługi, obowiązek podatkowy powstaje z chwilą jej otrzymania zgodnie z art. 19a ust. 8 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług, a Administrator wystawia fakturę na podstawie art. 106b ust. 1 pkt 4 tej ustawy, w terminie wynikającym z art. 106i ust. 2 tej ustawy.
6. Faktury wystawiane są w postaci elektronicznej i przesyłane na adres poczty elektronicznej wskazany przez Użytkownika w zamówieniu, a w zakresie, w jakim obowiązek ten dotyczy Administratora, przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur. Zawarcie umowy jest równoznaczne z akceptacją stosowania faktur elektronicznych w rozumieniu art. 106n ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług.
7. Opłata wdrożeniowa jest wynagrodzeniem za jednorazową usługę wdrożeniową, na którą składają się: utworzenie Organizacji i konta Administratora Organizacji, konfiguracja startowa obejmująca lokalizacje, sale i grupy zajęciowe, przeniesienie danych z poprzedniego rozwiązania Użytkownika, jeżeli je udostępni, oraz szkolenie wprowadzające i wsparcie przy pierwszym uruchomieniu. Usługa ta jest wykonywana w całości na początku umowy i nie jest rozliczana w czasie.
8. Kody rabatowe i promocje nie łączą się ze sobą, chyba że warunki promocji stanowią inaczej. Rabat naliczany jest od łącznej kwoty netto zamówienia. Kod rabatowy nie podlega wymianie na środki pieniężne.

§10. Usługi i podmioty trzecie

1. W celu świadczenia usług System korzysta z następujących usługodawców zewnętrznych:
   • TPay - obsługa płatności elektronicznych. Dane niezbędne do realizacji transakcji przekazywane są do operatora płatności zgodnie z jego regulaminem.
   • Cloudflare - usługa Cloudflare R2 służy do przechowywania załączników przesyłanych w ramach czatu grupowego (usuwanych automatycznie po 180 dniach) oraz do przechowywania kopii zapasowych bazy danych Systemu. Usługa Cloudflare Turnstile służy do ochrony formularzy w Serwisie przed nadużyciami.
   • Dostawca infrastruktury serwerowej - utrzymanie serwerów, na których działa System. Serwery produkcyjne zlokalizowane są na terenie Unii Europejskiej.
   • Dostawca usług poczty elektronicznej - wysyłka wiadomości systemowych, w tym zaproszeń, linków dostępowych i powiadomień.
2. Aktualna lista podmiotów przetwarzających Dane Organizacji wraz ze wskazaniem zakresu powierzenia stanowi załącznik do Regulaminu i jest dostępna w Polityce Prywatności. O zamierzonej zmianie tej listy Administrator informuje Użytkownika z wyprzedzeniem co najmniej 30 dni. Użytkownik może w tym terminie wnieść umotywowany sprzeciw, a jeżeli Administrator go nie uwzględni, Użytkownik może wypowiedzieć umowę na zasadach określonych w §11 ust. 3.
3. Administrator odpowiada za działania i zaniechania podmiotów, którymi posługuje się przy wykonywaniu umowy, jak za działania własne, w granicach określonych w §16.

§11. Rozwiązanie umowy

1. Umowa ulega rozwiązaniu z upływem opłaconego Okresu Dostępu, o ile Użytkownik nie dokona jej odnowienia.
2. Opłata abonamentowa jest wynagrodzeniem za udostępnienie Systemu przez cały oznaczony Okres Dostępu i płatna jest z góry za ten okres. Strony zgodnie postanawiają, że wynagrodzenie to nie podlega proporcjonalnemu obniżeniu ani zwrotowi w razie niewykorzystania przez Użytkownika całego Okresu Dostępu, w szczególności w razie zaprzestania korzystania z Systemu, i w tym zakresie wyłączają stosowanie art. 746 § 1 Kodeksu cywilnego w związku z art. 750 Kodeksu cywilnego. Opłata wdrożeniowa pokrywa jednorazowe czynności uruchomieniowe wykonywane w całości na początku umowy i nie podlega zwrotowi. Postanowienia niniejszego ustępu nie dotyczą wypowiedzenia z ważnych powodów, o którym mowa w ust. 3 i 4.
3. Każda ze Stron może wypowiedzieć umowę z ważnych powodów ze skutkiem natychmiastowym. Ważnym powodem po stronie Użytkownika jest w szczególności niedostępność Systemu z przyczyn leżących po stronie Administratora trwająca nieprzerwanie dłużej niż 7 dni albo nieuwzględnienie sprzeciwu, o którym mowa w §10 ust. 2. Strony potwierdzają, że uprawnienia do wypowiedzenia z ważnych powodów nie można zrzec się z góry.
4. W razie wypowiedzenia umowy z ważnych powodów leżących po stronie Administratora Użytkownikowi przysługuje zwrot części opłaty abonamentowej przypadającej proporcjonalnie na niewykorzystaną część Okresu Dostępu, liczoną w dniach. Zwrot następuje w terminie 14 dni od dnia otrzymania oświadczenia o wypowiedzeniu, tym samym sposobem zapłaty, którego użył Użytkownik.
5. Administrator może wypowiedzieć umowę ze skutkiem natychmiastowym w przypadku rażącego naruszenia Regulaminu przez Użytkownika, po uprzednim bezskutecznym wezwaniu do zaprzestania naruszenia z wyznaczeniem terminu nie krótszego niż 7 dni. W takim przypadku opłaty nie podlegają zwrotowi. Wezwanie nie jest wymagane, jeżeli naruszenie polega na działaniu bezprawnym zagrażającym bezpieczeństwu Systemu lub danym innych Użytkowników.
6. Oświadczenie o wypowiedzeniu wymaga formy dokumentowej i jest skuteczne z chwilą doręczenia na adres poczty elektronicznej drugiej Strony wskazany w zamówieniu albo w §20 ust. 4.
7. Rozwiązanie umowy nie pozbawia Użytkownika uprawnień określonych w §8 ust. 4-6.

§12. Odstąpienie od umowy i zwroty

1. Umowa zawierana jest wyłącznie z Użytkownikami będącymi przedsiębiorcami, dla których ma ona charakter zawodowy (§1 ust. 4 i 5). Do takiej umowy nie stosuje się przepisów ustawy z dnia 30 maja 2014 r. o prawach konsumenta, a Użytkownikowi nie przysługuje prawo odstąpienia od umowy zawartej na odległość.
2. Niniejszy ustęp dotyczy wyłącznie przypadku, w którym Użytkownikiem jest osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą, a umowa, wbrew §1 ust. 5, nie ma dla niej charakteru zawodowego w rozumieniu art. 7aa ustawy o prawach konsumenta. Takiemu Użytkownikowi przysługuje prawo odstąpienia od umowy w terminie 14 dni od dnia jej zawarcia, a niniejsze postanowienie stanowi wymaganą prawem informację o tym uprawnieniu. Jeżeli Użytkownik zażądał rozpoczęcia świadczenia usługi przed upływem tego terminu, jest zobowiązany do zapłaty za świadczenia spełnione do chwili odstąpienia, obliczonej proporcjonalnie do zakresu spełnionego świadczenia, zgodnie z art. 35 ustawy o prawach konsumenta. Brak charakteru zawodowego umowy ocenia się na podstawie jej treści oraz przedmiotu działalności Użytkownika ujawnionego w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej. Niniejszy ustęp nie ma zastosowania do Użytkowników niebędących osobami fizycznymi, w szczególności do spółek, fundacji, stowarzyszeń i jednostek samorządu terytorialnego.
3. Składając zamówienie, Użytkownik żąda rozpoczęcia świadczenia usługi, czyli udostępnienia Systemu, niezwłocznie po zaksięgowaniu płatności, jeszcze przed upływem terminu, o którym mowa w ust. 2, i przyjmuje do wiadomości obowiązek zapłaty wskazany w ust. 2. Oświadczenie to składane jest odrębnie od akceptacji Regulaminu i jest utrwalane zgodnie z §6 ust. 5.
4. Strony zgodnie ustalają, że na świadczenie Administratora składają się dwie odrębne usługi: jednorazowa usługa wdrożeniowa opisana w §9 ust. 7 oraz udostępnienie Systemu przez Okres Dostępu. Usługa wdrożeniowa jest wykonywana w całości na początku umowy i z chwilą jej zakończenia zostaje spełniona w pełni.
5. Składając zamówienie, Użytkownik wyraża wyraźną i uprzednią zgodę na wykonanie usługi wdrożeniowej przed upływem terminu, o którym mowa w ust. 2, oraz przyjmuje do wiadomości, że po jej wykonaniu w pełni utraci prawo odstąpienia od umowy w części dotyczącej tej usługi, zgodnie z art. 38 ust. 1 pkt 1 ustawy o prawach konsumenta. Administrator dokumentuje datę, zakres i sposób wykonania usługi wdrożeniowej i przekazuje Użytkownikowi jej podsumowanie na adres poczty elektronicznej wskazany w zamówieniu.
6. Przy obliczaniu kwoty należnej na podstawie ust. 2 uwzględnia się rzeczywisty zakres spełnionego świadczenia, a nie wyłącznie upływ czasu. W szczególności uwzględnia się wykonanie usługi wdrożeniowej, wygenerowanie grafiku dla całego roku szkolnego albo semestru, pobranie eksportów w formatach PDF i XLSX oraz liczbę zaproszonych pracowników i rodziców. Zakres ten Administrator wykazuje na podstawie zapisów Systemu.
7. Oświadczenie o odstąpieniu należy przesłać na adres bok@beeintime.pl. Zwrot należnej kwoty następuje w terminie 14 dni od dnia otrzymania oświadczenia. Z chwilą odstąpienia Administrator może uniemożliwić Użytkownikowi dalsze korzystanie z Systemu, a Użytkownik jest zobowiązany zaprzestać korzystania z niego i udostępniania go osobom trzecim.
8. Postanowienia niniejszego paragrafu nie naruszają uprawnień Użytkownika z tytułu niezgodności usługi z umową ani prawa wypowiedzenia z ważnych powodów, o którym mowa w §11 ust. 3.

§13. Reklamacje

1. Użytkownik ma prawo składać reklamacje dotyczące działania Systemu.
2. Reklamacje należy zgłaszać drogą elektroniczną na adres: support@beeintime.pl
3. Reklamacja powinna zawierać opis problemu, datę jego wystąpienia oraz dane umożliwiające identyfikację Użytkownika i Organizacji.
4. Administrator rozpatruje reklamację w terminie 14 dni od dnia jej otrzymania i informuje Użytkownika o sposobie jej rozpatrzenia na adres poczty elektronicznej, z którego reklamacja została wysłana.
5. Jeżeli reklamacja okaże się zasadna, Administrator usuwa niezgodność w rozsądnym terminie i bez nadmiernych niedogodności dla Użytkownika, a w razie niedostępności Systemu z przyczyn leżących po jego stronie trwającej dłużej niż 24 godziny przedłuża Okres Dostępu o liczbę dni, w których System był niedostępny.

§14. Wymagania techniczne i zagrożenia

1. Do korzystania z Systemu wymagane jest:
   • urządzenie z dostępem do Internetu,
   • aktualna przeglądarka internetowa (Chrome, Firefox, Safari, Edge),
   • włączona obsługa JavaScript i cookies,
   • czynny adres poczty elektronicznej.
2. Administrator nie ponosi odpowiedzialności za problemy wynikające z niespełnienia powyższych wymagań.
3. Wykonując obowiązek z art. 6 pkt 1 ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną, Administrator informuje o szczególnych zagrożeniach związanych z korzystaniem z usług świadczonych drogą elektroniczną. Należą do nich w szczególności:
   • przejęcie danych logowania wskutek wiadomości podszywających się pod Administratora (phishing) lub złośliwego oprogramowania na urządzeniu Użytkownika,
   • przechwycenie linku dostępowego przesłanego pocztą elektroniczną, w tym linku jednorazowego dla Konta Rodzica, w razie utraty kontroli nad skrzynką pocztową,
   • nieuprawniony dostęp do konta pozostawionego bez wylogowania na urządzeniu współdzielonym,
   • przerwy w dostępie wynikające z awarii sieci lub infrastruktury dostawców zewnętrznych.
   Administrator zaleca stosowanie unikalnych haseł, niezwłoczną zmianę hasła w razie podejrzenia jego ujawnienia oraz niezwłoczne informowanie Administratora o takim zdarzeniu.
4. Wykonując obowiązek z art. 6 pkt 2 ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną, Administrator informuje, że w ramach Serwisu i Systemu do urządzenia końcowego Użytkownika wprowadzane są wyłącznie dane niezbędne do świadczenia żądanej usługi, to jest identyfikatory sesji i uwierzytelnienia, informacja o zapoznaniu się z komunikatem o plikach cookies oraz dane wykorzystywane przez mechanizm ochrony formularzy przed nadużyciami. Serwis nie korzysta z narzędzi analitycznych ani reklamowych podmiotów trzecich. Szczegóły określa Polityka Prywatności.

§15. Treści Użytkowników i zgłaszanie treści bezprawnych

1. Wiadomości, załączniki, notatki, ogłoszenia i ankiety wprowadzane do Systemu przez Użytkownika, jego pracowników oraz rodziców i opiekunów prawnych uczestników zajęć stanowią treści dostarczane przez usługobiorcę i są przechowywane przez Administratora w ramach udostępnienia zasobów systemu teleinformatycznego w rozumieniu art. 14 ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną.
2. Administrator nie monitoruje treści przechowywanych na zlecenie Użytkownika i nie jest obowiązany do ich sprawdzania, co wynika z art. 15 ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną. Odpowiedzialność za treść wiadomości i załączników ponosi ich nadawca, a za zgodność z prawem przetwarzania danych w Organizacji odpowiada Użytkownik jako administrator danych osobowych.
3. Zgłoszenia treści bezprawnych należy kierować na adres support@beeintime.pl. Zgłoszenie powinno wskazywać Organizację, grupę czatową i wiadomość, której dotyczy, oraz zawierać uzasadnienie bezprawnego charakteru treści i dane kontaktowe zgłaszającego.
4. W razie otrzymania urzędowego zawiadomienia albo wiarygodnej wiadomości o bezprawnym charakterze przechowywanych treści Administrator niezwłocznie uniemożliwia dostęp do tych treści. W przypadku wiarygodnej wiadomości Administrator uprzednio zawiadamia Użytkownika o zamiarze uniemożliwienia dostępu.
5. Użytkownik oraz osoby korzystające z Systemu w ramach Organizacji zobowiązani są do niedostarczania treści o charakterze bezprawnym, w szczególności naruszających dobra osobiste, prawa autorskie lub tajemnicę przedsiębiorstwa osób trzecich.
6. Załączniki przesyłane w ramach czatu grupowego są automatycznie usuwane po upływie 180 dni od daty ich przesłania. Użytkownik jest zobowiązany do samodzielnego zabezpieczenia załączników, których zachowanie jest dla niego istotne, przed upływem tego terminu.

§16. Odpowiedzialność

1. Administrator dokłada starań, aby informacje prezentowane w Serwisie były aktualne i rzetelne, jednak nie ponosi odpowiedzialności za ich ewentualną nieaktualność.
2. System BEE in TIME jest narzędziem wspomagającym proces planowania. Ostateczna odpowiedzialność za decyzje organizacyjne i biznesowe podejmowane na jego podstawie spoczywa na Użytkowniku.
3. Administrator nie gwarantuje:
   • osiągnięcia określonych rezultatów organizacyjnych lub finansowych,
   • pełnej bezbłędności algorytmów w każdej możliwej konfiguracji danych.
4. Wyniki generowane przez funkcje algorytmiczne Systemu (w szczególności automatyczna optymalizacja grafiku oraz ranking kandydatów na zastępstwa) mają charakter wyłącznie pomocniczy. Użytkownik jest zobowiązany do weryfikacji tych wyników przed podjęciem decyzji organizacyjnych, w szczególności decyzji dotyczących czasu pracy i wynagrodzeń pracowników.
5. Odpowiedzialność Administratora z tytułu niewykonania lub nienależytego wykonania umowy ograniczona jest do wysokości opłaty abonamentowej uiszczonej przez Użytkownika za bieżący Okres Dostępu. Administrator nie odpowiada za utracone korzyści Użytkownika.
6. Ograniczenia odpowiedzialności określone w ust. 5 nie dotyczą szkody wyrządzonej umyślnie, zgodnie z art. 473 § 2 Kodeksu cywilnego, ani przypadków, w których odpowiedzialności nie można wyłączyć lub ograniczyć na podstawie bezwzględnie obowiązujących przepisów prawa.
7. Administrator nie ponosi odpowiedzialności za przerwy w dostępie do Systemu wynikające z działania siły wyższej, to jest zdarzenia zewnętrznego, niemożliwego do przewidzenia i któremu nie można było zapobiec. Przerwy wynikające z awarii dostawców, którymi Administrator posługuje się przy wykonywaniu umowy, rozliczane są na zasadach określonych w §13 ust. 5.
8. Użytkownik ponosi odpowiedzialność za poufność danych dostępowych do kont w ramach swojej Organizacji oraz za działania osób, którym udostępnił dostęp do Systemu.

§17. Prawa autorskie i licencja

1. System, jego kod źródłowy, interfejs, dokumentacja, materiały szkoleniowe oraz treści, grafiki i logotypy zamieszczone w Serwisie stanowią własność Administratora i podlegają ochronie prawnej.
2. Z chwilą aktywacji dostępu Administrator udziela Użytkownikowi niewyłącznej, nieprzenoszalnej licencji na korzystanie z Systemu na okres równy Okresowi Dostępu, wyłącznie w zakresie własnej działalności Użytkownika i wyłącznie w modelu zdalnego dostępu przez przeglądarkę internetową. Licencja nie obejmuje prawa do udzielania sublicencji, odsprzedaży dostępu ani udostępniania Systemu podmiotom trzecim.
3. Zabronione jest zwielokrotnianie, dekompilacja, modyfikowanie i tłumaczenie kodu Systemu, poza przypadkami dozwolonymi bezwzględnie obowiązującymi przepisami prawa, a także automatyczne pobieranie danych z Systemu w sposób obciążający jego infrastrukturę.
4. Dane wprowadzone do Systemu przez Użytkownika pozostają jego własnością. Administrator nie nabywa do nich praw i nie wykorzystuje ich do celów innych niż świadczenie usługi na rzecz Użytkownika.
5. Zabronione jest kopiowanie, rozpowszechnianie lub wykorzystywanie treści Serwisu bez uprzedniej zgody Administratora wyrażonej w formie dokumentowej.

§18. Dane osobowe i powierzenie przetwarzania

1. W zakresie danych kontaktowych i rozliczeniowych Użytkownika oraz osób go reprezentujących, zbieranych w związku z zawarciem i wykonaniem umowy, administratorem danych osobowych jest Administrator. Zasady tego przetwarzania określa Polityka Prywatności.
2. W zakresie Danych Organizacji, to jest danych pracowników Użytkownika, rodziców i opiekunów prawnych uczestników zajęć oraz danych operacyjnych wprowadzonych do Systemu, administratorem danych osobowych jest Użytkownik, a Administrator działa wyłącznie jako podmiot przetwarzający, na udokumentowane polecenie Użytkownika.
3. Zawierając umowę, Użytkownik powierza Administratorowi przetwarzanie Danych Organizacji na warunkach określonych w Umowie powierzenia przetwarzania danych osobowych, stanowiącej załącznik nr 1 do Regulaminu. Załącznik ten stanowi integralną część umowy i nie wymaga odrębnego podpisu; jego treść jest doręczana Użytkownikowi wraz z potwierdzeniem zawarcia umowy.
4. Powierzenie obejmuje następujące kategorie danych:
   • dane pracowników Użytkownika - imię, nazwisko, adres poczty elektronicznej, numer telefonu, stawki godzinowe, wpisy ewidencji czasu pracy, treści notatek własnych,
   • dane rodziców i opiekunów prawnych - imię, nazwisko lub pseudonim, adres poczty elektronicznej, treści wiadomości i załączniki, data i godzina aktywności,
   • dane operacyjne - grafiki zajęć, przydziały do grup i sal, dane dotyczące zastępstw, ogłoszenia i ankiety.
5. Powierzenie następuje wyłącznie w celu świadczenia usługi opisanej w §5 i trwa przez Okres Dostępu oraz przez okres przechowywania danych, o którym mowa w §8 ust. 4. Po jego upływie dane są usuwane.
6. Administrator korzysta z dalszych podmiotów przetwarzających wskazanych w §10 ust. 1. Na zmianę tej listy stosuje się §10 ust. 2. Administrator zapewnia, że osoby dopuszczone do przetwarzania Danych Organizacji zobowiązane są do zachowania ich w tajemnicy.
7. Administrator wdraża środki techniczne i organizacyjne służące ochronie Danych Organizacji, w szczególności szyfrowanie połączeń, szyfrowanie treści wiadomości czatu grupowego w bazie danych, rozdzielenie danych poszczególnych Organizacji, kontrolę dostępu opartą na rolach oraz regularne kopie zapasowe.
8. Administrator zawiadamia Użytkownika o stwierdzonym naruszeniu ochrony Danych Organizacji bez zbędnej zwłoki, nie później niż w ciągu 24 godzin od stwierdzenia naruszenia, oraz udziela mu pomocy niezbędnej do wykonania obowiązków ciążących na Użytkowniku jako administratorze danych.
9. Żądania osób, których dane dotyczą, w szczególności pracowników, rodziców i opiekunów prawnych, kierowane są do Użytkownika jako administratora tych danych. Administrator przekazuje Użytkownikowi żądania, które wpłyną bezpośrednio do niego, i nie realizuje ich samodzielnie.
10. Treści wiadomości czatu grupowego są szyfrowane w bazie danych Systemu. Administrator posiada techniczną możliwość ich odszyfrowania i korzysta z niej wyłącznie w zakresie niezbędnym do utrzymania i naprawy Systemu, na polecenie Użytkownika albo w wykonaniu obowiązku wynikającego z przepisów prawa.
11. Użytkownik oświadcza, że dysponuje podstawą prawną przetwarzania Danych Organizacji, w tym do przekazania ich Administratorowi, oraz że wykonał wobec osób, których dane dotyczą, ciążące na nim obowiązki informacyjne.

§19. Zmiany Regulaminu

1. Administrator może zmienić Regulamin z ważnych przyczyn, którymi są: zmiana przepisów prawa mająca wpływ na treść Regulaminu, zmiana zakresu lub sposobu świadczenia usług, zmiana podmiotów, którymi Administrator posługuje się przy wykonywaniu umowy, konieczność przeciwdziałania nadużyciom lub zapewnienia bezpieczeństwa Systemu, a także zmiana danych identyfikujących Administratora.
2. Do umów zawartych przed dniem wejścia w życie zmiany stosuje się Regulamin w brzmieniu zaakceptowanym przez Użytkownika przy zawarciu umowy, aż do końca opłaconego Okresu Dostępu. Nie dotyczy to zmian wymuszonych bezwzględnie obowiązującymi przepisami prawa oraz zmian korzystnych dla Użytkownika.
3. O zmianie Regulaminu Administrator zawiadamia Użytkownika na adres poczty elektronicznej wskazany w zamówieniu, z wyprzedzeniem co najmniej 30 dni przed wejściem zmiany w życie, wskazując treść zmiany i datę jej wejścia w życie.
4. Jeżeli zmiana wchodzi w życie w trakcie Okresu Dostępu na podstawie ust. 2 zdanie drugie i istotnie ogranicza dotychczasowy zakres usługi, Użytkownik może w terminie 30 dni od zawiadomienia wypowiedzieć umowę ze skutkiem natychmiastowym, z prawem do zwrotu części opłaty abonamentowej przypadającej proporcjonalnie na niewykorzystaną część Okresu Dostępu.
5. Każda wersja Regulaminu oznaczona jest numerem i datą wejścia w życie. Poprzednie wersje Administrator przechowuje przez okres przedawnienia roszczeń i udostępnia na żądanie Użytkownika.

§20. Postanowienia końcowe

1. Regulamin w niniejszej wersji wchodzi w życie z dniem 17 sierpnia 2026 r. i ma zastosowanie do umów zawartych od tego dnia.
2. W sprawach nieuregulowanych niniejszym Regulaminem zastosowanie mają przepisy prawa polskiego, w szczególności Kodeksu cywilnego, ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną oraz ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług.
3. Ewentualne spory Strony poddają rozstrzygnięciu sądowi powszechnemu właściwemu dla siedziby Administratora, z zastrzeżeniem bezwzględnie obowiązujących przepisów o właściwości sądu. Przed skierowaniem sprawy na drogę sądową Strony podejmą próbę polubownego rozwiązania sporu w terminie 30 dni od doręczenia wezwania.
4. Wszelkie pytania dotyczące Regulaminu prosimy kierować na adres: bok@beeintime.pl, a zgłoszenia techniczne i reklamacje na adres: support@beeintime.pl
5. Jeżeli którekolwiek postanowienie Regulaminu okaże się nieważne lub bezskuteczne, pozostałe postanowienia pozostają w mocy, a w miejsce postanowienia nieważnego stosuje się przepis prawa najbliższy celowi, jakiemu postanowienie to miało służyć.